Å lage flytskjema
Et flytskjema gir en skjematisk framstilling av en prosess. Det som er felles for alle prosesser, er at de består av flere ulike steg eller handlinger som er nødvendige for å få et ferdig produkt eller nå et felles mål.
De enkelte stegene blir framstilt som figurer eller enkle tegninger som er koblet sammen med linjer og piler. At presentasjonen er "skjematisk", betyr at det er en symbolsk og forenklet framstilling. Et detaljert flytskjema gjør det lettere å skape en felles forståelse av den aktuelle prosessen. Det fører igjen til at det blir enklere å samarbeide og formidle tanker og ideer.
Flytskjemaer kalles også arbeidsflytdiagrammer eller prosessflytdiagrammer.
Flytskjemaer kan brukes i mange sammenhenger
Flytskjemaer kan være nyttige innenfor alle yrker, og de kan brukes i mange sammenhenger. For eksempel kan du bruke et flytskjema for å få oversikt over
- prosessen ved et kloakkrenseanlegg
- arbeidsprosessen ved en prosjektoppgave
- den kjemiske prosessen ved fermentering
- forbrenningsprosessen til en bensinmotor
Prosessen starter med at du som kunde vurderer en vare i butikken. Før du kan kjøpe denne varen, må du sjekke om varen står på handlelista. Dette er markert som en beslutning (rombe) i flytskjemaet, fordi svaret kan føre til to ulike handlinger. Hvis varen står på handlelista og butikken har varen på lager, vil du som kunde kunne kjøpe varen og avslutte handleturen. Bilde: Jan Frode Lindsø / CC BY-SA 4.0
Når du tegner et flytskjema, er hensikten å få oversikt over prosessen fra start til slutt og kunne se sammenhengen mellom alle stegene i prosessen.
Et flytskjema kan tegnes med bokser som inneholder en beskrivende tekst, eller med enkle symboler som forestiller de ulike stegene i prosessen.
Tegn piler mellom de ulike stegene, slik at gangen i prosessen kommer tydelig fram. Det er viktig at flytskjemaene ikke blir for detaljerte, for da mister man lett oversikten.
Idé- og utviklingsfase
I en arbeids- eller utviklingsprosess kan det være lurt å starte med å bruke Post-it-lapper på ei tusjtavle. Skriv alle ideer, oppgaver, registreringer, beslutninger og så videre på hver sin lapp, klistre lappene på tavla, og tegn piler mellom dem. Rekkefølgen på lappene viser rekkefølgen i prosessen.
Det er enkelt å sette inn nye steg i prosessen ved å lage nye lapper eller flytte rundt på stegene inntil hele prosessen er kartlagt. I denne fasen dukker det ofte opp ideer og uklarheter. Dette kan dere markere med et eget symbol, for eksempel en sky.
Presentasjonsfase
Et flytskjema kan godt tegnes for hånd, men fordi flytskjemaer ofte brukes for å formidle eller presentere en prosess til andre, kan det også være nyttig å bruke et dataverktøy. Mange vanlige programmer har innebygde verktøy for å lage flytskjemaer, og det finnes en rekke spesialprogrammer og nettbaserte verktøy du kan bruke.
Creately og Diagrams er eksempler på nettbaserte verktøy for å lage flytskjemaer og andre typer diagrammer.