Regnskapsføring

Hensikten med å drive en bedrift er å skape verdier. Da er det først og fremst viktig å selge produkter. Salget blir registrert som inntekter.

Men det er ikke mulig å skape inntekter uten også å få kostnader. Når for eksempel en blomsterbutikk selger en bukett til 250 kr, har de kanskje brukt 100 kr på blomster som de har kjøpt inn. De har altså hatt en inntekt på 250 kr, men også en kostnad på 100 kr. De har dermed tjent 150 kr på dette salget.

En blomsterbutikk har også andre kostnader: lønn til de ansatte, husleie, forsikring, telefon osv. Alt dette føres eller registreres i resultatregnskapet.

Når en måned er over, ønsker butikken å sette opp en oversikt over alle inntekter og alle kostnader i perioden. Er inntektene større enn kostnadene, får de et overskudd. I motsatt fall har de et underskudd. Dette resultatet viser hvor dyktige de har vært, eller hvilke verdier de har skapt i perioden.

Dette blir gjort hver måned. Når året er omme, har de en samlet oversikt og et resultat over hvordan det har gått hver måned og hele året. Det kaller vi årsresultat, som kan vise et overskudd eller et underskudd.

I tillegg til å lage en oversikt over inntekter og kostnader må vi også lage en oversikt over situasjonen fra vi startet og fram til og med siste periode.

Vi kan ta utgangspunkt i et lån som du fikk av foreldrene dine for å kjøpe et musikkanlegg. Det kan vi sette opp slik:

Dette er en enkel balanse.

Dersom det var slik at du selv hadde spart 5000 kr og deretter lånt 10 000 kr, ville balansen sett slik ut:

Som du ser setter vi opp hvor pengene kommer fra, finansieringen, på høyre side. Hva pengene er brukt til, står på venstre side.

Hvis du hadde betalt tilbake 3000 kr på lånet, kunne vi satt opp balansen slik:

Egenkapitalen, din egen del av finansieringen, har økt, og lånet er blitt redusert. Vi har nå valgt å kalle lånet gjeld.

For blomsterbutikken kunne balansen sett slik ut:

Balansen viser hvordan det samlet står til i bedriften på et tidspunkt. Tidspunktet kan være ved oppstart, en åpningsbalanse, som for blomsterbutikken. Men balansen settes også opp etter at en periode er avsluttet. Da vises den samlede økonomiske stillingen eller situasjonen så langt.

Balansen er altså en oversikt over hvordan det har gått fra bedriften startet og til og med siste periode. Her ser vi verdien av eiendeler, gjeld og egenkapital som bedriften samlet har.

Egenkapitalen viser hvor mye eierne "eier" av firmaet. Har de gått med overskudd siste året, har egenkapitalen økt. Vi avslutter resultatregnskapet og overfører årsresultatet til egenkapitalen, slik vi har illustrert her:

Nå ser du at egenkapitalen har økt til 150 000 kr. Etter en periode vil også noen av de andre postene i balansen ha endret seg. I resultatregnskapet fanger vi altså opp hvordan det har gått i perioden, mens balansen viser hvordan det samlet står til med bedriften.

Ettersom vi har overført resultatet til egenkapitalen per 31. desember, starter vi med "blanke ark" i resultatregnskapet i januar. Så begynner vi å føre nye inntekter og nye kostnader. Men vi drar med oss balansen inn i det nye året, den viser jo den økonomiske stillingen for bedriftens samlede historie.

Denne oversikten kaller vi åpningsbalanse, altså den økonomiske stillingen per 1. januar i det nye året.

Alle disse hendingene må dokumenteres på papir, med bilag. Hvis du betaler noe du skylder en annen, vil du gjerne ha en kvittering på at du har betalt. Det er et bilag. Andre eksempler kan være faktura fra en leverandør, innbetaling fra en kunde, utbetaling til en leverandør, et kontantsalg eller en kostnad vi har betalt kontant.

Alle slike bilag får et nummer. Det første bilaget i januar blir gjerne nummer 1, dernest blir bilagene ført og arkivert i stigende rekkefølge i permer utover hele året.

Etter nyttår avslutter vi regnskapet for siste år og sørger for at alt som har med året å gjøre, er kommet med. Det vil si alt som har påvirket resultatregnskapet og balansen til og med 31. desember. Dette kaller vi årsavslutning.

• utgående faktura (til en kunde)
• inngående faktura (fra en leverandør)
• bankkvittering (innbetaling fra en kunde)
• bankkvittering (utbetaling til en leverandør)
• kontantkvittering (kostnad betalt kontant)
• kassakvittering (kontant salg)
• diverse bilag (lønn og andre utbetalinger)

1. åpningsbalanse
2. regnskapsførsel (gjennom hele året)
3. årsavslutning (endelig oppsett av resultat og balanse)

I mindre målestokk kan dette også gjøres for hver måned, slik at vi er rimelig sikre på at resultat for denne måneden er korrekt. Forskjellen på en månedsavslutning og en årsavslutning er blant annet at vi ikke trenger å sette opp balanse for hver måned.

Mamut og Visma (Avendo) er eksempler på enkle regnskapsprogrammer.