Svinn i bedriftsadministrasjonen

Svinnkilder finnes mange steder i en bedrift, og det er mange aktiviteter som kan føre til sløsing med ressurser.

Kopimaskinen på kontoret kan være en svinnkilde. For å unngå sløsing med papir bør denne være innstilt slik at den skriver ut dokumenter som tosidige. Det er også rimeligere å skrive ut i svart/hvitt, så det bør settes som standardinnstilling.

Kontormøbler og datautstyr må ved jevne mellomrom fornyes. For å unngå sløsing bør pris og kvalitet vurderes nøye i forbindelse med slike utskiftinger. Det kan også være aktuelt å selge brukt kontorinventar i stedet for å kaste det.

Bedriften kan også vurdere å lease eller leie datautstyr og kopimaskiner. På den måten får bedriften forutsigbare kostnader og oppdatert utstyr til enhver tid.

Ved bestilling og mottak av varer må du være spesielt oppmerksom på følgende:

• Du må dobbeltsjekke at det er riktig kvalitet, kvantitet og pris. Feil i bestillingen koster tid og penger.

• Du må kontrollere at du bruker riktig leverandør. Bedrifter har ofte rammeavtaler med leverandører om kjøp av varer. Da kan du ikke bestille fra en annen leverandør.

• For et offentlig kontor gjelder anskaffelsesloven. Store bestillinger skal ut på anbud i en anbudskonkurranse.

• Du må kontrollere pakkseddelen mot bestilling og faktura.

• Til slutt må du også kontrollere at varene er i god stand, og at prisene er som avtalt.

De fleste bedrifter har et eller flere lager. Det kan være snakk om et stort lager i en produksjonsbedrift eller et lite lager med rekvisita på et kontor. Kontorrekvisita er utstyr som penner, papir, skriverblekk, permer og annet kontorutstyr. Det er viktig å holde orden på rekvisita-lageret.

For at vi skal kunne unngå svinn fra lager, bør vi være spesielt oppmerksom på følgende:

• Rot kan føre til svinn. Et ryddig, oversiktlig og rent lager begrenser svinn.

• Det kan være lurt med gode rutiner, som for eksempel at de som tar noe fra lageret, må skrive dette på en liste eller i en bok.

• Hvis det oppdages svinn, bør dette registreres i et system.

• På et stort lager i en produksjonsbedrift bør kameraovervåking og begrenset tilgang for ansatte vurderes.

Kundemottak er områder som er tilgjengelige for offentligheten, og som vi må følge ekstra godt med på for å beskytte bedriftens eiendeler fra å bli ødelagt eller stjålet. Det er derfor viktig å ha daglige rutiner for rydding og kontroll av disse områdene.

I kantiner kan det bli mye matsvinn. I mange bedrifter er det blitt et populært tilbud til de ansatte at de kan få ta med seg restemat fra kantina hjem om ettermiddagen. Mange kantiner har også en fast dag med restemat på menyen.

Spiserom og pauserom med kjøleskap kan også føre til matsvinn. Ansatte som bruker slike rom, bør ha regler for bruk av dem, slik at rommene holdes rene og ryddige.

Sløsing med tid kan være en av de største utfordringene for enkelte bedrifter. Hvis bedriftskulturen tillater at ansatte kommer sent, tar lange pauser og går tidlig, går mange ressurser tapt. Du har kanskje selv opplevd at ansatte i en butikk er mer opptatt av sin egen mobil enn av å ta seg av deg som kunde.

Kunder kan også påføre bedriften svinn i form av tapt arbeidstid når de glemmer avtaler eller kommer for sent til møter.