Bruk av Trello som prosjektstyringsverktøy i ungdomsbedrifter

Trello er et nyttig og oversiktlig verktøy både for dere som driver ungdomsbedrift, og for lærerne som skal følge opp bedriften deres. I Trello jobber dere på en tavle der dere kan legge inn lister og kort som gjør det lettere å holde oversikt over alt dere skal gjøre, og å sørge for framdrift i arbeidet. Listene representerer trinn i en arbeidsprosess. I listene kan dere legge til kort – ett for hver arbeidsoppgave dere skal utføre.

En Trello-tavle representerer et prosjekt, så det er naturlig å opprette én tavle per ungdomsbedrift. Det kan være hensiktsmessig at læreren oppretter tavlen for bedriften deres, og inviterer dere elever og eventuelt mentoren deres inn via e-post.

På tavlen legger dere til lister for alle trinnene i arbeidet med ulike oppgaver og gjøremål. Fordi listene ligger i kolonner fra venstre til høyre, får dere god oversikt over framdriften i arbeidet. Eksempler på lister kan være «Ikke påbegynte arbeidsoppgaver», «Pågår», «Ønsker veiledning», «Til mentor», «Til godkjenning» og «Ferdig godkjent». I listen som heter «Pågår», samler dere alle gjøremål dere holder på med for øyeblikket. Idet dere er ferdige med et gjøremål, flytter dere det videre.

Gjøremålene og arbeidsoppgavene ligger på såkalte kort. Nedenfor kan du se et eksempel på hvordan et Trello-kort kan se ut.

Hvert kort opprettes i den første listen, altså i kolonnen helt til venstre, og så trekker dere kortet videre mot høyre etter hvert som dere kommer lenger i prosessen. Arbeidet med ungdomsbedriften kan virke litt mindre overveldende når dere bryter det ned i håndterlige oppgaver på denne måten.

Titlene på kortene bør være korte og konsise, slik at alle ser raskt hva kortene handler om. Mer utfyllende informasjon kan dere legge til i en kort beskrivelse. Dere kan også lage en sjekkliste over alle deloppgavene under et gjøremål, slik at dere kan hake av etter hvert som de er utført.

Det er mulig å bruke fargekoder på Trello-kortene, for eksempel for å markere tidsfrister eller hvor viktig en oppgave er. Dere kan også legge til personer på kortene ved å klikke på Medlemmer (se illustrasjonen).

Videre kan dere legge til dokumenter og bilder som vedlegg, slik at alle som skal jobbe med en arbeidsoppgave, har tilgang til dem.

På høyre side av Trello-tavlen finner dere en meny. I menyen kan dere administrere ulike innstillinger, for eksempel endre bakgrunn på tavlen deres for å gjøre den personlig. Via såkalte Power-Ups kan dere også knytte Trello til kommunikasjonsverktøyet Slack og andre nyttige programmer.

I menyen finner dere også en aktivitetslogg der dere kan følge med på all aktivitet som har foregått på tavlen.