Kjennetegn ved norske bedrifter
I Norge regnes bedrifter som små når de har inntil 20 ansatte. Mellomstore bedrifter har mellom 20 og 100 ansatte. Innenfor norsk reiseliv har de fleste norske bedrifter under 100 ansatte. Det innebærer at de fleste bedriftskundene for reiselivsprodukter er små og mellomstore.
Kjøpsatferd i små bedrifter
Kjøpsatferden hos små bedrifter er preget av enkle rutiner og få involverte mennesker. Det er vanlig at daglig leder eller en avdelingsleder med budsjettansvar foretar innkjøpene.
For å forenkle innkjøpene er det vanlig å inngå avtaler med utvalgte leverandører. En innkjøpsavtale skal sikre kunden leveranse av ønsket produkt i rett tid, til fornuftig pris og med en spesifisert kvalitet. For bedrifter med dårlig likviditet eller store sesongsvingninger er også betalingsordningen viktig. Innkjøpsavtaler kan være skriftlige eller muntlige.
Faste leverandører gir både selger og kunde en trygg og enkel kjøpssituasjon. Små bedrifter og små kunder kan en gang bli store.
Kjøpsatferd i store bedrifter
Større virksomheter – både private og offentlige – har egne profesjonelle innkjøpsavdelinger. De skal sørge for å kjøpe riktige kvanta og kvalitet til riktig pris.
Virksomheter med stor reisevirksomhet pleier å gjøre avtaler med transportselskaper og overnattingssteder. Når slike avtaler omfatter mange ansatte og har lang varighet, kan bedriften få ekstra service og gode rabatter.
For å møte ønsker og behov hos profesjonelle innkjøpere er det vanlig at leverandørene bygger opp en tilsvarende profesjonell salgsorganisasjon.
Faser i kjøpsprosessen ved store innkjøp
Atferden ved kjøp av yrkesreiser blir påvirket av innkjøpets størrelse og om det er en nyanskaffelse eller gjenkjøp. Store nyanskaffelser kan ha mange faser:
- registrere av virksomhetens ønsker og behov
- beskrive behov og mengde
- spesifisere produktbehov
- søke etter leverandør
- innhente tilbud / utlyse anbud
- velge leverandør
- inngå avtale
Jo større innkjøp, desto grundigere er planlegging og gjennomføring av innkjøp. Private bedrifter har selvpålagte regler for innkjøp.
Offentlige etater må utlyse en anbudskonkurranse ved kjøp over et visst beløp (2012: 1,1 millioner kroner). Det er de forpliktet til i henhold til EØS-avtalen. Slike utlysninger foregår via en egen database: Doffin – Database for offentlige innkjøp.