Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at teknologikunnskap ikke alltid er den viktigste bakgrunnen for å kunne ta riktige avgjørelser om IKT-investeringer.
Mange virksomheter har gjort kostbare feilinvesteringer fordi virksomhetens IKT-medarbeidere har argumentert for løsninger basert på sine egne ønsker og meninger ut fra rene tekniske forutsetninger, uten å ta hensyn til hva virksomheten egentlig har behov for.
La oss se på ett enkelt eksempel:
Tenk deg at du arbeider i en virksomhet som bruker Microsoft Office til vanlige kontoroppgaver som tekstbehandling, regneark og presentasjoner. Microsoft kommer med en ny versjon av Office-pakken, og spørsmålet er om virksomheten bør oppgradere.
Hvis du spør Microsoft, vil svaret garantert være ja, og som IKT-servicemedarbeider er du antakelig tilbøyelig til å være enig. En ny programversjon har nye funksjoner og muligheter, og det er jo viktig å henge med i utviklingen. Kanskje har du også brukt den nye versjonen på din egen pc i lang tid allerede.
Men å oppgradere en programpakke på én enkelt pc eller en hjemme-pc er imidlertid noe helt annet enn å gjøre den samme oppgraderingen for et stort antall brukere i en virksomhet. Selv små endringer kan medføre store kostnader i tillegg til prisen på selve programpakken (lisenskostnadene). Eksempel på dette er:
- tida som går med til arbeidet med oppgraderingen: Dette er betalt arbeidstid, og ofte må oppgraderinger av denne typen gjøres utenom vanlig arbeidstid for å unngå at brukerne får avbrutt arbeidsdagen sin. Du må også ta med den tida som går med til testing før selve oppgraderingen gjennomføres, med i beregningen.
- opplæring av brukerne for at de skal kunne nyttiggjøre seg nye funksjoner
- tida som går med til ekstra brukerstøtte fordi brukerne ikke kjenner nye funksjoner, eller fordi kjente funksjoner ikke fungerer på samme måte som tidligere
- eventuell ekstra tid som brukerne trenger for å orientere seg i programmet og gjøre seg kjent med funksjoner som er endret eller er nye
- eventuell tid som går med til feilsøking og retting av feil som følge av programendringen. Dette kan for eksempel være problemer som oppstår ved utveksling av data med andre systemer, makroer som ikke fungerer slik de skal lenger, konvertering av eldre data og lignende
- eventuelt maskinutstyr som må oppgraderes som følge av økte systemkrav for den nye programpakken
Selv om ikke alle disse kostnadene nødvendigvis er relevante for en Office-oppgradering, er de likevel representative for en typisk programoppgradering.
De totale kostnadene for oppgraderingen må så veies opp mot den nytteverdien oppgraderingen har for virksomheten.
- Har den nye programpakken funksjoner som virksomheten trenger eller savner i dag?
- Vil oppgraderingen gjøre arbeidet mer effektivt?
- Vil oppgraderingen medføre reduserte kostnader i form av mindre brukerstøtte og service i framtida?
- Oppnår virksomheten noen form for konkurransefordel som følge av oppgraderingen?
- Hvor lang tid vil det ta før effektiviseringen eller konkurransefordelen vil ha tjent inn kostnadene?
- Er det noen problemer med den versjonen virksomheten har i dag, som løses ved oppgraderingen?
Hvis vi nå antar at virksomheten bare benytter Office-pakken til litt brev- og dokumentskriving i Word, noen standard regnearkmodeller og noen PowerPoint-presentasjoner, vil det som regel være vanskelig å forsvare de kostnadene en oppgradering medfører. Det er altså ofte gode grunner til at mange virksomheter velger å beholde gamle programversjoner så lenge som mulig.
Eksempelet er enkelt, men likevel svært typisk. Det er heller ikke urealistisk med tanke på de vurderingene du av og til blir stilt overfor i jobben som IKT-servicemedarbeider.
Andre viktige vurderinger
Vi valgte eksemplet med en programoppgradering over fordi den er enkel å forholde seg til, men det finnes en rekke andre og ofte langt mer alvorlige feilvurderinger vi kan gjøre. For eksempel:
- innføre ny teknologi som ikke er tilstrekkelig testet ut på områder som er kritiske for virksomheten
- undervurdere kostnadene ved å innføre nye systemer
- undervurdere konsekvensene for andre deler av virksomheten ved innføring av nye systemer, eller endring av eksisterende systemer
- overvurdere nytteverdien av nye systemer eller endringer i eksisterende systemer
- vente for lenge med å innføre nye systemer