Selv om rollene i en arbeidsprosess fylles av personer, forsøker vi å unngå å bruke personnavn når vi skal dokumentere en prosess. I stedet bruker vi stillingsbetegnelser. Det gjør at vi ikke trenger å endre på rollene i prosessen hvis noen slutter og nye personer blir ansatt. Ofte vil den samme rollen også omfatte flere personer. En virksomhet kan for eksempel ha mange ordremottakere, kundebehandlere, lagermedarbeidere og så videre.
I eksempelet med prosessen for bestilling og utsendelse av varer kan vi tenke oss at de fire første oppgavene – å ta imot bestillingen og registrere kunden og bestillingen – gjøres av en ordremottaker.
Oppgave 5 og 6: Lagersjefen sjekker om varen er på lager og sender eventuelt bestilling og informerer kunden.
Oppgave 7 og 8: En lagermedarbeider skriver ut pakkseddel og sender varen.
Vi får da tre roller i prosessen:
- ordremottaker (oppgave 1 til 4)
- lagersjef (oppgave 5 og 6)
- lagermedarbeider (oppgave 7 og 8)
Diagrammet under viser hvor rollene er plassert i prosessen.
Selv om rollene i en arbeidsprosess fylles av personer, forsøker vi å unngå å bruke personnavn når vi skal dokumentere en prosess.