Hopp til innhold

  1. Home
  2. IKT-servicefag Vg2ChevronRight
  3. Planlegging og dokumentasjonChevronRight
  4. Dokumentasjon og tilgjengeliggjøringChevronRight
  5. Distribuere informasjonChevronRight
SubjectMaterialFagstoff

Fagartikkel

Distribuere informasjon

Når man har skrevet brukerinformasjon, må man velge hvordan man skal distribuere den. Det er flere mulige måter å distribuere på, og alle har sine fordeler og ulemper.

Rotete bunke med forskjellig fargete ark. Foto

De tre mest aktuelle måtene å distribuere informasjon på er papir, e-post eller publisering på nett, for eksempel virksomhetens intranett.

Papir

Å distribuere informasjon på papir er arbeidskrevende og kostbart sammenlignet med alternativene, men vi skal ikke avskrive papir helt likevel. Informasjon som mottas på papir, blir ofte oppfattet som viktigere enn noe som kommer som e-post, og det er derfor større sjanse for at informasjonen blir lest og tatt vare på.

E-post

E-post er en effektiv måte å distribuere informasjon på, men den er ikke alltid like hensiktsmessig. De fleste som arbeider i en virksomhet, mottar et stort antall e-postmeldinger hver dag. Hvis informasjonen ikke er aktuell akkurat når e-postmeldingen leses, er det store muligheter for at den blir arkivert, glemt eller slettet. Det gjør det vanskelig for brukeren å finne informasjonen senere, når han har behov for den.

En mulighet er å sende informasjonen som vedlegg i en e-post. Det øker mulighetene for at den blir tatt vare på, men samtidig krever det en del ekstra arbeid fra brukerens side; vedlegget må lastes ned, åpnes eller eventuelt skrives ut før informasjonen kan leses. E-post bør derfor helst bare benyttes til å distribuere informasjon som skal brukes med en gang.

Publisering på nett

Publisering på nett er ofte den mest effektive måten å distribuere informasjon på. Metoden er kostnadseffektiv og krever som regel lite arbeid hvis virksomheten har en intranettløsning eller tilsvarende informasjonstjeneste. Ulempen er at brukerne selv må oppsøke informasjonen når de trenger den. Hvis de ikke er aktive brukere av informasjonstjenesten, når informasjonen sent eller aldri fram.

Informasjon som legges ut på nettsider, bør alltid være i et format som kan skrives ut. Dette er spesielt viktig for prosedyrer der brukeren vil ønske å kunne lese instruksjonene samtidig som han utfører dem på maskinen.

Læringsressurser

Dokumentasjon og tilgjengeliggjøring

Hva er kjernestoff og tilleggsstoff?
SubjectEmne

Fagstoff

  • SubjectMaterialFagstoff

    Skrivetips

    Tilleggsstoff
    AdditionalTilleggstoff
  • SubjectMaterialFagstoff

    Kolonner, rader og celler

    Tilleggsstoff
    AdditionalTilleggstoff
SubjectEmne

Oppgaver og aktiviteter