1. Home
  2. Barne- og ungdomsarbeiderfag Vg2ChevronRight
  3. Lov- og regelverkChevronRight
  4. Oppbevaring av personopplysningarChevronRight
SubjectMaterialFagstoff

Fagartikkel

Oppbevaring av personopplysningar

Ved tilsetjingar i barnehagar og skular vil det alltid vere behov for å innhente personopplysningar. I tillegg vil det òg bli produsert ein del nye dokument mellom arbeidstakar og arbeidsgivar ved byrjinga av eit tilsetjingsforhold.

paragraf symbol.ilustrasjon.

Arbeidskontrakt, opplæringsdokument, interne rutinar-dokument og teiepliktkontrakt er alle eksempel på dokument som skal signerast av deg som arbeidstakar.
Du må òg oppgi personnummeret og kontonummeret ditt. Dette er alt saman sensitiv og fortruleg informasjon. Det er difor viktig at du som arbeidstakar er trygg på at personopplysningar om deg blir handtert på ein forsvarleg måte.

Oppbevaringa og behandlinga av personopplysningar er strengt regulerte av både personopplysningsloven og personopplysningsforskrifta.

Som hovudregel gjeld det at personopplysningar berre kan innhentast og oppbevarast dersom ein har løyve frå personen som har gitt opplysningane.

Ein del informasjon kan karakteriserast som sensitiv. Det gjeld blant anna opplysningar om etnisk bakgrunn, helseforhold og om ein er medlem av ei fagforeining eller eit politisk parti. I tillegg vil òg arbeidstakaren sitt fulle namn, personnummer og bankkontonummer vere eksempel på sensitiv personinformasjon.

Sjølve oppbevaringa av personinformasjon skal skje på ein trygg måte, slik at berre dei som har bruk for denne typen informasjon, har tilgang. Den daglege leiaren i bedrifta har ansvaret for gode rutinar for behandling av personalopplysningar og for bruken av personalregisteret i bedrifta.

Innsamling av opplysningar om barn og unge

I lenkjesamlinga finn du ei fagstoffside om «Innsamling av personopplysningar». Denne tilrår vi at du les.

I skulen blir det brukt omgrep som elevarkiv, elevmappe og elektronisk lagra elevmappe.

  • Med elevarkiv er meint dokument som inneheld informasjon om den enkelte eleven på skulen. Informasjonen er lagra i papirbaserte mapper.
  • Med elevmapper er meint fysiske mapper på den enkelte eleven i elevarkivet.
  • Med elektronisk lagra elevmappe er meint ei elevsak oppretta i eit felles saks- og arkivsystem. Alle skular er pålagde å bruke dette saks- og arkivsystemet til journalføring og administrativ saksbehandling.

Det er eit overordna prinsipp at all informasjon om ein elev berre skal arkiverast éin stad: i elevmappa. Dessutan skal kvar skule berre opprette éi elevmappe per elev. For kvar fysiske elevmappe som blir oppretta i elevarkivet, skal det opprettast ei tilsvarande sak i saks- og arkivsystemet.

Når det gjeld kva slags dokumentasjon som skal journalførast, blir det stilt to krav:

  • Dokumenta skal vere gjenstand for saksbehandling.
  • Dokumenta må ha verdi som dokumentasjon.

Paragraf 4-9 i arkivforskrifta, tredje ledd, presiserer at eit slikt arkiv skal vere svært godt sikra mot innbrot, og at det skal vere klare retningslinjer for kva for personar som skal ha tilgang. Det er òg klare avgrensingar for å sende informasjon elektronisk (e-post) eller over telenettet (telefaks). Det er for å gjere det så vanskeleg som råd for uvedkommande å få tilgang til sensitiv og privat informasjon.

Utfordringar til deg

Oppgåver til «Oppbevaring av personopplysningar»
  1. Lag eit tankekart som viser kva denne loven handlar om.
  2. Kva trur du er grunnen til at vi har ein eigen lov om oppbevaring av personopplysningar?
  3. Kvifor bør du vere merksam på kva for typar opplysningar du sender på e-post?
  4. Kva er sensitive opplysningar?

Læringsressursar

Lov- og regelverk

Kva er kjernestoff og tilleggsstoff?
SubjectEmne

Fagstoff

SubjectEmne

Oppgaver og aktiviteter