Det er alltid to partar i ein kommunikasjon, og målet er at begge skal lese innhaldet på same måten. Avsendaren har ein bodskap, og mottakaren tek imot denne bodskapen og tolkar han med utgangspunkt i situasjonen rundt. Avsendaren kan vere meir eller mindre flink til å presentere bodskapen. Det kan vere ting som forstyrrar undervegs, og det kan vere at mottakar misforstår heilt i tolkinga si.
Gode råd
I forretningslivet har vi ikkje råd til å bli misforståtte. Vi treng å vere tydelege, og vi må vere tydelege på ein måte som blir oppfatta som høfleg, respektfull og kompetent. Det er ikkje alltid like lett, men dersom du følgjer desse råda, går det stort sett bra. Råda gjeld både skriftleg og munnleg kommunikasjon.
Vær nøyen med detaljane
Namn må vere riktige og rett stava. Adresser må vere korrekte. Sørg for at teksten er sett opp på ein skikkeleg måte, med gode margar og tydeleg avsendar.
Ikkje lov meir enn du kan halde
Det er freistande å seie at «jo da, det skal vi klare; du har varene på fredag», sjølv om vi veit at det blir vanskeleg. Behovet for å vere positiv blir viktigare enn behovet for å levere. Det klarer vi sikkert, tenkjer vi. Problemet er sjølvsagt at vi ofte ikkje klarer det. Då har vi fortalt kunden to ting: Vi har ikkje kontroll, og vi er ikkje seriøse.
Stadfest alltid ein munnleg avtale
Ofte er det lettare å bli samde i ein samtale, på telefonen eller i eit møte, enn gjennom å sende e-postar eller brev fram og tilbake. Ein munnleg avtale er akkurat like gyldig som ein skriftleg, problemet er berre at ein ikkje alltid hugsar samtalen på same måten. Då kan det fort bli usemje om kva ein eigentleg avtalte! Stadfest derfor avtalen skriftleg i form av eit brev eller ein e-post.
Vis respekt for tida til mottakaren
Det du kommuniserer om, må vere interessant for mottakaren. Svarer du på ein førespurnad, må du svare på det du er spurd om, og ikkje på alle andre ting. Kjem du med eit tilbod, må du vere sikker på at mottakaren har behov for det du tilbyr. Ikkje ta for gitt at heile teksten blir lesen; sørg for å ha gode mellomtitlar slik at lesaren får med seg det viktigaste.