No skal vi sjå på korleis alle typar bedrifter kjøper inn varer og tenester. Så langt har vi sett mest på dei bedriftene som produserer fysiske produkt, men innkjøp er like aktuelt anten bedrifta satsar på produksjon, sal, rådgivande tenester eller har ansvar for offentleg forvalting og service.
Felles for alle bedrifter og forbrukarar er at dei ønskjer så gode produkt og tenester som mogleg, til den beste prisen som mogleg. For offentlege bedrifter, som til dømes ein kommune, er det i tillegg strenge krav til openheit, fri konkurranse og habilitet. Om du har ansvar for større innkjøp i ein kommune, må du lyse ut innkjøpet i heile EØS-området.
Vi illustrerer nokre av dei mest sentrale innkjøpsoppgåvene gjennom eit døme:
AS Tungtransport
Du driv bedrifta AS Tungtransport med ti vogntog, tjue sjåførar, to mekanikarar og ein kontorsjef. Vogntoga har varierte oppdrag i inn- og utland, men den største delen av omsetninga skjer for ein stor internasjonal speditør. I tillegg til vogntoga har de eit kombinert verkstad- og kontorbygg. Dei største utgiftspostane ved sida av personalkostnader er drivstoff, servicekostnader, avskriving på vogntoga (verdinedgang), husleige og diverse driftskostnader.
I bedrifta di handlar innkjøpa gjerne like mykje om å etablere og følgje opp effektive rutinar som å forhandle pris. Vi skal sjå litt meir på korleis spørsmål knytte til innkjøp blir sentrale for utviklinga av bedrifta:
[b]Drivstoff er ein stor kostnad i ei transportbedrift.[/b]
På same måte som privatpersonar kan få rabattar, kan også bedrifter få det. Ein kan til dømes få gode prisar på ei rekkje produkt og tenester gjennom skule, arbeidsgivar eller organisasjonar. Som bedrift er det vanleg å vere medlem i eitt eller fleire større innkjøpssamarbeid for å oppnå gode kjøpsvilkår i inn- og utland. AS Tungtransport er for lita til å oppnå store rabattar hos de store drivstoffkjedene, men du får ein god avtale på diesel gjennom medlemskap i Norges Lastebileierforbund (NLF).
Servicekostnader
Servicekostnadene i AS Tungtransport er knytte til mindre og større vedlikehald av vognparken. De er opptekne av at bilar og hengarar alltid skal vere i topp stand, av fleire årsaker: Det gir trivsel og tryggleik for sjåførane, tillit hos kundar, det sparer dykk for kostnader ved ein eventuell driftsstand, og de får ein høgare innbytepris når de skal skifte ut vogntoga. De kan velje å møte dei høge interne kvalitetskrava til bilar og hengarar på to måtar: Anten kan de gjere ein omfattande og utvida serviceavtale med leverandøren av bilane, eller de kan velje å utvide kapasiteten i dykkar eigen verkstad. De vel å oppgradere det som før var ein garasje for vask og enkelt vedlikehald, til ein komplett autorisert verkstad for tunge kjøretøy. Dersom de får ledig kapasitet, kan de ta oppdrag for andre transportørar.
Ei slik vurdering mellom å leige inn tenester eller å utføre dei sjølv er ei viktig innkjøpsstrategisk vurdering.
Innkjøpsrutinar
Vogntoga er naturleg nok eit av dei viktigaste innkjøpa i bedrifta. Bedrifta skiftar ut to eller tre vogntog årleg, og de har valt å halde dykk til merka Volvo og Scania. Hovudgrunnen til valet er at begge merka har sals- og verkstadavdeling i nærleiken av bedrifta, og at de ved å ha begge merka skjerpar konkurransen mellom dei to leverandørane.
Sjåførane i AS Tungtransport er knytte til faste bilar og deltek i innkjøpsprosessen. Dei har hovudansvar for kravspesifikasjonen der dei skildrar bruk og behov. Sjølv om ikkje oppdragsgivarane legg seg opp i val av bilmerke, er dei også med og gjer greie for sine eigne planar og forventingar dei nærmaste par–tre åra. Slik blir kontakten til kunden styrkt, dei kan signalisere nye eller endra transportbehov tidleg, og de blir i stand til å dekkje dei behova. De har rammeavtalar med begge dei to lokale leverandørane som blant anna regulerer service, garanti og annan kontakt mellom kunde og leverandør.
Også innanfor samleomgrepet «diverse driftskostnader» er det mange innkjøpsoppgåver.
Eit viktig spørsmål er kven som skal stå for dei ulike innkjøpa, og korleis innkjøpsprosessen skal gå føre seg. Som dagleg leiar har du eit overordna ansvar for alle innkjøp, men du meiner at det vanlegvis vil vere den som skal bruke vara eller tenesta, som bør styre innkjøpsprosessen. Dette løyser du med å innføre nokre faste rutinar for innkjøp som byggjer på desse prinsippa:
Når de gjer ein avtale om faste eller jamne leveransar, skal de ha faste leverandørar og rammeavtale.
Dersom de gjer innkjøp utan rammeavtale, skal kjøpet meldast og grunngivast skriftleg til deg.
Dersom sjåførar på reise gjer innkjøp, skal kjøpet om mogleg meldast og grunngivast munnleg til deg.
Når ein skal gjere eit innkjøp, skal det alltid føreliggje fast pris, eller alternativt eit prisoverslag.
Desse rutinane har både ført til betre kontroll med kostnader og mindre bruk av ressursar.
