Arbeid med kommunikasjonsstrategi i ein organisasjon eller ei verksemd er kontinuerleg. Det blir gjerne laga langtidsplanar på fem år og kortare planar for eitt år. Og desse blir gjerne justerte undervegs.
Overordna langtidsplanar har meir fokus på evaluering og på sjekkpunkt for måloppnåing, mens korttidsplanar blir brukte til å skilde detaljar i kampanjar og kommunikasjonstiltak for spesifikke mål og målgrupper.
Ein kan dele arbeidet inn i fem fasar. I denne samanhengen omtaler vi ein generell prosess som tek høgde både for overordna strategiar og detaljerte kommunikasjonstiltak.
1. Mål for verksemda
Ein kommunikasjonsplan må vere forankra i måla verksemda har. Som kommunikasjonsmedarbeidar må du bruke god tid saman med oppdragsgivar på å klarleggje måla for verksemda. Det er vanskeleg å lage ein god kommunikasjonsstrategi dersom måla er uklare, eller dersom oppfatninga av kva måla er, sprikjer.
2. Situasjonsanalyse
For å kartleggje no-tilstanden til ein organisasjon er det vanleg å bruke ein situasjonsanalyse, også kjend som SWOT-analyse.
SWOT-analyse er eit internasjonalt kjent verktøy som blir brukt i mange ulike samanhengar, ikkje berre i kommunikasjonsbransjen. Bokstavane SWOT står for
- Strength
- Weakness
- Opportunities
- Threats
Omsett til norsk tyder dette: styrke, svakheit, moglegheiter og truslar.
Søk gjerne etter eit SWOT-analyseskjema på nett som du kan bruke som utgangspunkt. Du kan også bruke desse spørsmåla:
- Kva fungerer bra i organisasjonen og med noverande kommunikasjonsaktivitetar?
- Kva for utfordringar har verksemda?
- Kva for moglegheiter har verksemda akkurat no?
- Kva for truslar er det verksemda står overfor?
- Kvifor er det viktig med kommunikasjonstiltak i denne situasjonen? Og kva tiltak trengst?
- Handlar det berre om å formidle informasjon og kommunisere med mottakaren, eller handlar det om å påverke haldningar eller handlingar hos mottakarane?
3. Lag kommunikasjonsplan med kommunikasjonstiltak
- Kor mykje ressursar (tid og pengar) ønskjer oppdragsgivar å bruke på kommunikasjonstiltak?
- Kva er det oppdragsgivaren din ønskjer å oppnå?
- Kva for effekt ventar oppdragsgivaren av dei kommunikasjonstiltaka som blir sette i gang?
- Kven er målgruppa (målgruppene) for kommunikasjonstiltaka?
- Er det nok med eitt tiltak, eller bør ein setje fleire tiltak i verk på same tid?
- Korleis kan dei ulike tiltaka forsterke eller utfylle kvarandre?
- Når skal ein setje i verk dei ulike tiltaka?
Du kan sjå eit konkret eksempel på ein kommunikasjonsplan her: Eksempel og mal på kommunikasjonsplan. Denne kan du også laste ned og bruke som mal.
4. Gjennomfør kommunikasjonstiltak
Kommunikasjonsstiltak kan vere bruk av sosiale medium, pressemeldingar, pressekonferansar, løpesetlar, plakatar, nettsider, informasjonsvideo osb. Ved større kampanjar er det vanleg å produsere logoar eller andre visuelle kjenneteikn som gjer at mottakarane oppfattar dei ulike einingane som ein del av ein større heilskap.
5. Evaluer tiltaka og effekten av dei
Du er ikkje ferdig med jobben når tiltaka er gjennomførte. I etterkant er det viktig å setje av tid til evaluering. Det er dét du og oppdragsgivaren din lærer av til neste gong.
- Vart tiltaka gjennomførte slik de hadde tenkt? I tilfelle nei, kva svikta?
- Kva kunne de ha gjort annleis?
- Vart effekten av tiltaka slik de hadde planlagd?
- Viss ikkje, kva må ein endre neste gong det blir aktuelt å setje i gang informasjonstiltak?