Når vi veit kva krav vi har til løysinga, blir det enklare for alle som er involverte. Brukarane veit kva moglegheiter systemet får. Leverandørar veit kva dei må levere, og verksemda veit kva behov det er for driftsrutinar, opplæring og brukarstøtte.
Det gjer det også enklare å vurdere tilbod frå leverandørar og berekne både innkjøpskostnader og driftskostnader.
Krav til IKT-system kan formulerast anten som ein kravdefinisjon eller som ein kravspesifikasjon.
Ein kravdefinisjon er ei brukarorientert utgreiing av eit IKT-system, medan ein kravspesifikasjon er ei presis teknisk utgreiing av det same systemet.
Kravdefinisjon
Ein kravdefinisjon blir skrive i vanleg språk slik at han er forståeleg for alle som er involverte, og krava blir delte inn i to kategoriar: funksjonelle og ikkje-funksjonelle krav.
Funksjonelle krav er ei utgreiing av korleis systemet skal «oppføre» seg, kva det skal gjere og ikkje gjere, tilgjenge, om det er brukarvennleg og sikkert for brukaren. Ofte blir prosessflytdiagrammet for arbeidsprosessen brukt som utgangspunkt for utgreiinga. Legg også merke til at utgreiinga må ta omsyn til at ulike roller i prosessen kan ha ulike krav til systemet.
Ikkje-funksjonelle krav er rammene for systemet, til dømes responstid, oppetid, ressursforbruk, talet på framtidige brukarar og liknande. Dei ikkje-funksjonelle krava skil seg frå dei funksjonelle ved at det er mogleg å talfeste dei.
Det kan vere ei utfordring å skrive ein kravdefinisjon som ikkje har krav som kjem i konflikt med kvarandre når alle roller skal ha med sine behov og ønske. Dette gjeld særleg for prosesskritiske system som har mange brukarar. Ofte har også brukarane ønske som det ikkje er teknisk mogleg å innfri med det utstyret eller programmet som er utgangspunkt for systemet.
Kravspesifikasjon
Ein kravspesifikasjon til eit IKT-system er ei teknisk utgreiing av systemet, ofte presentert som datamodellar som viser tabellstruktur i ein database og relasjonar mellom ulike datatypar. Kravspesifikasjonar er ikkje meinte på brukarar av systemet, men for at systemutviklarar skal ha ei presis skildring å arbeide ut frå.
Ein annan viktig informasjon i kravspesifikasjonar er kryssreferansar for krava, slik at dersom eit krav blir endra, kan ein sjå kva andre krav som blir påverka av endringa.
Sjølv om dei to omgrepa – kravdefinisjon og kravspesifikasjon – har ulike betydning, kan du nok oppleve ein del samanblanding. Ofte blir nemninga kravspesifikasjon brukt sjølv om det eigentleg er snakk om ein kravdefinisjon.