Vi kan dele behovet for IKT-støtte i ein arbeidsprosess inn i to kategoriar:
- system som inngår som ein del av prosessen
- system som kvar enkelt rolle treng for å kunne gjere oppgåvene sine i prosessen
System som går inn som ein del av prosessen, blir kalla for prosesskritiske. Det vil seie at heile prosessen stoppar opp dersom dei ikkje fungerer.
I dømet vi har brukt, er dei prosesskritiske systema allereie sette inn i form av kunderegister, ordreregister og lagersystem. Dersom til dømes ordreregisteret ikkje fungerer, eller serveren det køyrer på, går ned, er det ikkje lenger mogleg å registrere ordrar, og prosessen stoppar.
Prosesskritiske system er ofte ein del av ei større vurdering. Eit kunderegister er til dømes ikkje berre nødvendig for å registrere og effektuere bestillingar. Det er også ein viktig del i faktureringsrutinane og kan også vere viktige i sals- og marknadsføringssamanheng.
Når vi skal vurdere behovet for IKT-støtte for prosesskritiske system, må vi derfor sjå på heilskapen og korleis ulike prosessar grip inn i og overlappar kvarandre.
Ei vurdering av eit prosesskritisk system er meir omfattande enn ei vurdering av det som krevst for kvar enkelt rolle. Vanlege spørsmål er:
- Kva slags programvare skal systemet byggjast på?
- Er det behov for spesialtilpassing?
- Kva krav til driftstryggleik og datasikkerheit må systemet tilfredsstille?
- Kva slags maskinutstyr krev systemet?
- Kva driftsrutinar må etablerast for å drifte systemet?
- Kva er behovet for vedlikehaldsavtale, serviceavtale eller ekstern støtte?
System som kvar enkelt rolle treng for å gjere oppgåvene sine i prosessen, er vanlegvis ikkje prosesskritiske. Vurderinga av desse er derfor vanlegvis enklare:
- Kva slags utstyr treng rolla?
- Kva programvare treng rolla?
- Kva tilgangar til prosesskritiske system treng rolla?
- Kva behov for opplæring krev rolla?
- Kva slags brukarstøtte har rolla behov for?
Dersom vi ser på rollene i dømet vårt, kan vi tenkje oss at ordremottakarane treng:
- ein standard PC
- programvare for å registrere kundar og ordrar
- lese- og skrivetilgang til kunderegister og ordreregister
- opplæring i bruk av kunderegister og ordreregister
- vanleg brukarstøtte for PC
- telefonstøtte frå leverandøren av kunderegister og ordreregister
Lagersjefen treng:
- ein standard PC
- lese- og skrivetilgang til lagersystemet
- lesetilgang til kunderegisteret og ordreregisteret
- opplæring i bruk av lagersystemet
- vanleg brukarstøtte for PC
Lagermedarbeidarane kan truleg dele på utstyret og treng:
- ein standard PC
- lesetilgang til ordreregisteret
- skrivar for å skrive ut pakksetlar
Legg merke til at ulike tilsette også kan ha behov for andre program og tilgangar i samband med andre arbeidsoppgåver. Men i denne samanhengen vurderer vi berre kva som trengst for å fylle den enkelte rolla i den arbeidsprosessen vi ser på.
Når vi jobbar med å vurdere IKT-støtte i arbeidsprosessar, kan det også dukke opp oppgåver som vi ikkje tenkte på då vi kartla prosessen. I så fall må vi gå tilbake og setje dei inn i eit flytskjema. Vi kan til dømes tenkje oss at vi oppdagar at ordremottakaren også må kunne skrive ut ei ordrestadfesting til kunden når bestillinga er registrert. Det vil igjen krevje at rolla som ordremottakar treng ein skrivar.
System som går inn som ein del av prosessen, blir kalla for prosesskritiske. Det vil seie at heile prosessen stoppar opp dersom dei ikkje fungerer.