Sidan dei fleste kontorstøttesystem blir tekne i bruk for å effektivisere oppgåver som blir gjorde regelmessig, finst det vanlegvis allereie etablerte rutinar for korleis oppgåvene skal gjerast. For å få fullt utbytte av eit nytt system må desse rutinane ofte endrast og tilpassast systemet.
Når ei verksemd skal ta i bruk eit nytt kontorstøttesystem, forventar ein at oppgåvene som systemet skal løyse, tek kortare tid og blir enklare. Det stemmer som regel også, men gevinsten ser er ein ikkje alltid med ein gong.
Lat oss tenkje oss ein tilsett som har ei arbeidsoppgåve som blir gjort manuelt. Denne oppgåva bruker han vanlegvis om lag fem timar på kvar dag. Dei tre timane han har att av arbeidsdagen, bruker han på andre oppgåver som han også må gjere.
Verksemda bestemmer seg for å ta i bruk eit kontorstøttesystem som vil redusere tida det tek å gjere arbeidsoppgåva, til tre timar. Det vil frigjere to timar som den tilsette kan bruke til andre oppgåver.
Systemet blir installert og den tilsette får opplæring. Når systemet blir teke i bruk, får den tilsette samtidig ein del nye arbeidsoppgåver for å fylle dei to timane som no blir ledige.
Men i staden for å bruke to timar mindre, viser det seg at oppgåva no tek to timar lengre tid enn tidlegare. Dette skaper ein uhaldbar arbeidssituasjon for den tilsette, som må bruke sju timar på den oppgåva som tidlegare tok fem timar. Han må framleis gjere dei andre oppgåvene som tek tre timar, og i tillegg har han fått nye oppgåver som også tek to timar. Det som tidlegare var ein åtte timars arbeidsdag, er plutseleg blitt til tolv timar.
Det tek naturleg nok ikkje lang tid før den tilsette protesterer og krev å få gå tilbake til den gamle måten å arbeide på.
Dette er dessverre eit altfor vanleg scenario fordi ein gløymer at når ei kjend oppgåve skal gjerast på ein ny måte, tek det tid å innarbeide nye rutinar. Dermed tek kjende arbeidsoppgåver i byrjinga ofte lengre tid enn tidlegare, heilt til ein er fortruleg med den nye måten å jobbe på. Dette er vist i illustrasjonen under.
Effektivitetsgevinsten kjem etter kvart, men i startfasen kan det vere frustrerande å oppleve at arbeidsdagen ikkje lenger strekkjer til.
Leiinga må derfor vere merksam på at tilsette som skal ta i bruk eit nytt system, i byrjinga kanskje ikkje rekk like mange oppgåver som før systemet blei innført. Dette må leiinga leggje til rette for.
God opplæring før systemet blir teke i bruk gjer at perioden før ein oppnår gevinst, blir kortare, men nye rutinar må gjerne tilpassast etter at systemet er teke i bruk. Opplæring kan derfor ikkje alltid løyse heile problemet.
For å få fullt utbytte av eit nytt system må eksisterande rutinar ofte endrast og tilpassast systemet.