Brevflettingsfunksjonen i tekstbehandlingsprogram er eit døme på ein funksjon som både automatiserer, effektiviserer og forenklar ei oppgåve som tidlegare kunne ta svært lang tid. Men ei oppgåve blir ikkje alltid enklare eller raskare ved å bruke eit dataprogram.
Døme: arkivsystem
Sjå for deg ei verksemd som har eit arkivskap der gamle kontraktar er arkiverte alfabetisk. Dette synest vi er tungvint og gammaldags, så vi bestemmer oss for å begynne å skanne alle kontraktane og lagre dei i eit dokumentsystem i staden. Ved å bruke programvare for karakterattkjenning blir innhaldet i dokumenta søkbare, og dei kan enkelt hentast fram på skjermen.
Vi installerer systemet og tek til å skanne inn og registrere alle kontraktane som ligg i arkivskapet. Denne jobben tek fleire veker. Men når alt endeleg er på plass, oppdagar vi at verksemda likevel må ta vare på papirkopiar av alle kontraktar av omsyn til signaturane. Vidare er det ikkje noko stort behov for å kunne søkje på teksten i dei enkelte kontraktane, og dei som har behov for å sjå kva som står i ein kontrakt, føretrekkjer å finne fram originalen frå arkivskapet.
Resultatet er at vi har laga eit system som verken forenklar arbeidet eller gir nokre effektivitetsgevinst. Tvert imot tek arkivering no lengre tid fordi alle nye kontraktar også skal skannast og leggjast inn i dokumentsystemet i tillegg til å bli arkivert i arkivskapet. Vi har også hatt kostnader til programvare og utstyr, til å skanne alle dei gamle kontraktane, og truleg til brukaropplæring. Det å ta i bruk kontorstøttesystem er altså i seg sjølv ikkje nokon garanti for at arbeidet blir meir effektivt.
Døme: delt kalenderfunksjon
Ein del kontorstøttesystem fungerer berre når alle i verksemda bruker det. Eit døme er ein delt kalenderfunksjon som gjer det mogleg å registrere at ein er oppteken, har ferie eller er på reise, slik at alle i verksemda enkelt kan sjekke når andre er tilgjengelege. Eit slikt system kan vere svært effektiviserande for planlegging av møte og liknande. Men dersom ikkje alle tek det i bruk og oppdaterer kalenderen sin regelmessig, kan ikkje andre stole på den informasjonen som er lagd inn, og systemet blir meir til bry enn til hjelp.
For å sikre at vi oppnår den gevinsten vi ønskjer ved å innføre eit kontorstøttesystem, må vi først undersøkje om det er mogleg å løyse oppgåva ved hjelp av eit kontorstøttesystem, og om systemet faktisk vil gjere arbeidet enklare og meir effektivt.
Deretter må vi finne ut kva det vil krevje av endringar i arbeidsrutinar for at systemet skal fungere som planlagt.
I dømet med arkivsystemet var det ikkje mogleg å løyse oppgåva med eit kontorstøttesystem fordi papirkopiane av kontraktane uansett måtte arkiverast manuelt. I dømet med delt kalenderfunksjon er det manglande rutinar som skaper problem.
Vi oppnår vanlegvis størst effektivisering for oppgåver som blir gjorde regelmessig eller skal gjerast mange gonger. Til dømes kan bruk av rekneark vere svært effektiviserande når ein arbeider med budsjett, der tala ofte skal endrast mange gonger før ein er ferdig. Men for ei utrekning som berre skal gjerast éin gong, kan det vere like effektivt å bruke ein kalkulator og papir og penn.
Ei oppgåve blir ikkje alltid enklare eller raskare ved å bruke eit dataprogram.