Dei dekkjer alle dei same grunnleggjande programbehova, men der er også forskjellar som vi må ta omsyn til.
Microsoft Office:
- innarbeidd standard som er godt kjend
- pris frå 2000 til 5000 kroner per maskin avhengig av lisenstype
- kan installerast på server eller på frittståande maskiner
- integrert med Outlook
- stort utval av dokumentasjon, lærebøker og kurs er tilgjengeleg på norsk
- brukarstøtte frå Microsoft eller forhandlar
OpenOffice.org
- ikkje fullt så kjend
- gratis
- kan installerast på frittståande maskiner, men har avgrensa nettverksstøtte
- kan lese og skrive Microsoft Office-dokument
- avgrensa dokumentasjon på norsk
- brukarstøtte frå «community»
Google Dokumenter
- ganske godt kjend
- gratis
- ingen installasjon, men krev Internett
- høve for tilgang til dokument frå alle internettilkopla maskiner
- høve for samskriving og samtidig redigering
- høve for å dele dokument enkelt med andre
- avgrensa funksjonalitet samanlikna med Microsoft Office og OpenOffice
- kan importere enkle dokument frå Microsoft Office og OpenOffice
- lite dokumentasjon på norsk
- avgrensa brukarstøtte
Når vi kjenner eigenskapane til produkta, kan vi vurdere dei opp mot behova som verksemda og brukarane har.
Dersom pris er vesentleg, til dømes, er det freistande å velje OpenOffice eller Google Dokumenter, sidan dei er gratis. Men som du såg i dømet med oppgradering av programvare, kan det vere andre kostnader som du må ta omsyn til. Dersom brukaren allereie kan bruke Microsoft Office, kan val av ein annan pakke medføre store kostnader til blant anna opplæring og brukarstøtte.
Dersom det derimot er vesentleg at brukarane enkelt skal kunne dele dokument med personar utanfor verksemda, er truleg Google Dokumenter det beste valet – føresett at ein ikkje treng dei meir avanserte funksjonane som Microsoft Office og OpenOffice har.
Det lønner seg å gå systematisk til verks. Ved å setje opp ei oversikt over kva krav og ønske vi har til eit produkt, og samanlikne dei med eigenskapane til dei produkta vi kan velje mellom, blir det lettare å vurdere nytteverdien og kostnadene for kvart enkelt produkt.
Som regel finn vi ikkje eitt enkelt produkt som både tilfredsstiller alle krav og ønske, og som samtidig gir dei lågaste kostnadene. Målet er derfor å finne den beste balansen mellom kostnader og nytteverdi.