Samtidig er det viktig å vere merksam på at teknologikunnskap ikkje alltid er den viktigaste bakgrunnen for å kunne ta riktige avgjerder om IKT-investeringar.
Mange verksemder har gjort kostbare feilinvesteringar fordi IKT-medarbeidarane i verksemda har argumentert for løysingar baserte på sine eigne ønske og meiningar ut frå reine tekniske føresetnader, utan å ta omsyn til kva verksemda eigentleg treng.
Lat oss sjå på eitt enkelt døme:
Tenk deg at du arbeider i ei verksemd som bruker Microsoft Office til vanlege kontoroppgåver som tekstbehandling, rekneark og presentasjonar. Microsoft kjem med ein ny versjon av Office-pakken, og spørsmålet er om verksemda bør oppgradere.
Dersom du spør Microsoft, er svaret garantert ja, og som IKT-servicemedarbeidar er du truleg tilbøyeleg til å vere samd. Ein ny programversjon har nye funksjonar og nye bruksområde, og det er jo viktig å hengje med i utviklinga. Kanskje har du også brukt den nye versjonen på din eigen pc i lang tid allereie.
Men å oppgradere ein programpakke på éin enkelt pc eller ein heime-pc er likevel noko heilt anna enn å gjere den same oppgraderinga for eit høgt tal brukarar i ei verksemd. Sjølv små endringar kan medføre store kostnader i tillegg til prisen på sjølve programpakken (lisenskostnadene). Døme på dette er:
- tida som går med til arbeidet med oppgraderinga. Dette er betalt arbeidstid, og ofte må oppgraderingar av denne typen gjerast utanom vanleg arbeidstid for å unngå at brukarane får avbrote arbeidsdagen sin. Du må også ta med den tida som går med til testing før sjølve oppgraderinga blir gjennomført, med i berekninga.
- opplæring av brukarane for at dei skal kunne gjere seg nytte av nye funksjonar
- tida som går med til ekstra brukarstøtte fordi brukarane ikkje kjenner nye funksjonar, eller fordi kjende funksjonar ikkje fungerer på same måten som tidlegare
- eventuell ekstra tid som brukarane treng for å orientere seg i programmet og gjere seg kjende med funksjonar som er endra eller er nye
- eventuell tid som går med til feilsøking og retting av feil som følgje av programendringa. Dette kan til dømes vere problem som oppstår ved utveksling av data med andre system, makroar som ikkje fungerer slik dei skal lenger, konvertering av eldre data og liknande
- eventuelt maskinutstyr som må oppgraderast som følgje av auka systemkrav for den nye programpakken
Dei totale kostnadene for oppgraderinga må deretter vegast opp mot den nytteverdien oppgraderinga har for verksemda.
- Har den nye programpakken funksjonar som verksemda treng eller saknar i dag?
- Vil oppgraderinga gjere arbeidet meir effektivt?
- Vil oppgraderinga medføre reduserte kostnader i form av mindre brukarstøtte og service i framtida?
- Oppnår verksemda noka form for konkurransefordel som følgje av oppgraderinga?
- Kor lang tid vil det ta før effektiviseringa eller konkurransefordelen vil ha tent inn kostnadene?
- Er det nokon problem med den versjonen verksemda har i dag, som blir løyste ved oppgraderinga?
Dersom vi no går ut frå at verksemda berre nyttar Office-pakken til litt brev- og dokumentskriving i Word, nokre standard reknearkmodellar og nokre PowerPoint-presentasjonar, er det som regel vanskeleg å forsvare dei kostnadene ei oppgradering fører med seg. Det er altså ofte gode grunnar til at mange verksemder vel å behalde gamle programversjonar så lenge som råd.
Dømet er enkelt, men likevel svært typisk. Det er heller ikkje urealistisk med tanke på dei vurderingane du av og til blir stilt overfor i jobben som IKT-servicemedarbeidar.
Andre viktige vurderingar
Vi valde dømet med ei programoppgradering fordi det er lett for oss å forstå henne, men det finst fleire andre og ofte mykje meir alvorlege feilvurderingar vi kan gjere. Til dømes:
- innføre ny teknologi som ikkje er godt nok testa ut på område som er kritiske for verksemda
- undervurdere kostnadene ved å innføre nye system
- undervurdere konsekvensane som innføring av nye system – eller endring av eksisterande system – får for andre delar av verksemda
- overvurdere nytteverdien av nye system eller endringar i eksisterande system
- vente for lenge med å innføre nye system