Budsjettkontroll og avviksanalyse

Opne bilete i eit nytt vindauge

CC BY-NC-SA

Bilete: Shutterstock, NTB scanpix

Planar og målsettingar for ei bedrift har liten verdi dersom ein ikkje følgjer opp planane og måla nøye. Budsjettet er planane til bedrifta – uttrykte i kroner. Det er viktig at bedrifta kontrollerer at planane blir følgde. Ein bør derfor setje opp faste rutinar for fortløpande budsjettkontroll.

Budsjettkontrollen er eit av de viktigaste verkemidla innanfor
økonomistyringa.

I større bedrifter er budsjettet for neste år som regel lagt i oktober
månad. Mindre bedrifter er normalt noko seinare ferdige med budsjettarbeidet, men budsjettet bør i alle fall vere klart før det nye året startar.

Mindre bedrifter bruker berre resultatbudsjett. Større bedrifter lagar også eit likviditetsbudsjett. Dei aller største set også opp eit balansebudsjett. I dette emnet fokuserer vi på budsjettkontrollen av resultatrekneskapen – eller avviksanalysen, som det ofte blir kalla.

Når rekneskapen er ferdig for januar månad (eller ein kva som helst månad i året), kontrollerer bedrifta rekneskapen mot det eller dei budsjetta som er tilgjengelege.

Det er naturleg å bruke eit rekneark til dette arbeidet, der avvik i kroner og prosent automatisk kjem fram.

Vi skal her beskrive korleis analysen kan gå for seg:

1. Resultatet. Det er naturleg først å rette merksemda mot ”botnlinja” – sjølve resultatet for perioden. Kor mykje avvik det frå budsjettet? Når ein seinare jobbar vidare med detaljane, har ein heile tida klart for seg det totale avviket, og ein ønskjer å finne hovudårsaka til dette.

Eit avvik i resultatet er ofte summen av eller differansen mellom fleire avvik. (Hugs at det er dei vesentlege avvika vi er på jakt etter, ikkje de små detaljane.)

Det er også viktig å gjere ein analyse når ein har fått eit betre
resultat enn budsjettert. Ein bør vere medviten om kva som gjekk
betre enn ein trudde på førehand. På den måten kan ein forsterke denne suksessen.

I somme tilfelle viser kontrollarbeidet feilføringar i rekneskapen. Det er også ei vesentleg side av kontrollarbeidet. Finn vi feil, må feilen bli retta i rekneskapen, og vi må lage nytt grunnlag for analysen.

2. Inntektene. No er det naturleg å sjå på inntektene. Det er som regel fleire salskonti (varegrupper) i eit føretak. Alle salskonti blir sjekka mot budsjett. Vi registrerer viktige avvik og merkjer det i analysen med ein farge – f.eks. raudt for større negative avvik og grønt for større positive avvik.

3. Varekost og dekningsbidrag. Så er turen kommen til
varekostnadene. Alle salskonti har normalt eigne
varekostnadskonti. Her er vil ein fokusere på dekningsbidraget for kvar varegruppe. Større avvik bør ein merkje også her. Dette er ein svært viktig del av analysen.

4. Lønnskostnadene. Dette er også eit viktig område for analyse. Lønnskostnadene er ofte ein vesentleg del av dei totale kostnadene. Lønnskostnadene er som oftast stabile, men i samband med nytilsettingar og provisjonslønn kan det lett bli avvik. Arbeidsgivaravgifta og feriepengane må ein også vurdere. Større avvik blir merkte.

5. Dei andre faste kostnadene. Vi sjekkar konto for konto. Større avvik er lett synlege i reknearket. Av og til kan dei prosentvise avvika vere store, medan kronebeløpa er mindre. Det kjem av at talet vi reknar prosenten av, er relativt låg. Ein erfaren analytikar hoppar over desse postane. Men større avvik blir merkte.

Då er vi ferdige med grovarbeidet. Vi har funne avvika, men vi må no finne moglege årsaker til avvika. Vi bestemmer oss først for kva avvik som totalt sett er vesentlege nok til å arbeide vidare med.

I dei fleste tilfella vil analysen av inntektene og dekningsbidraget bli gitt størst merksemd. Når det gjeld avvik i inntektene, ønskjer vi å finne ut kva for varer, kva for avdelingar eller kva for salspersonale avviket kjem av.

Når det gjeld avvik i varekostnadene, vil det vere fokus på innkjøp. Har vi ikkje fått dei rabattane vi har forventa? Har det oppstått

i varelageret o.l.?

Dekningsgraden blir rekna ut for alle varegruppene og samanlikna med dei budsjetterte prosentsatsane. Vi kan f.eks. stille desse spørsmåla: Har konkurransen blitt større, eller har vi generelt sett gitt for store rabattar?

Dei faste kostnadene er det som regel lettare å ha kontroll med.

Vi har identifisert avvika og moment vi kan knyte mot dei sannsynlege årsakene. Vi må no vurdere kva for tiltak vi bør setje inn.