.
En arbeidsoppgave skal ikke måtte gjøres to ganger. Faste opplysningersom kunder, artikler, leverandører, betalingsbetingelser og så videre skal bare registreres én gang – og informasjonen skal kunne brukes gang på gang. Dette omtales som gjenbruk av data.
Det er for eksempel vanlig at ordreprogrammet kommuniserer med regnskapsprogrammet. På den måten kan alle data fra faktureringen overføres automatisk til regnskapet.
Det er også mulig å sende tilbud til kunden ved hjelp av programmet. I tillegg finnes det løsninger som gjør det mulig å bestille varer hos leverandøren fra den samme programløsningen.
La oss illustrere med et eksempel:
- Et tilbud sendes kunden ved hjelp av programmet. (Tilbudet skrives raskt ved at kundens navn og varene hentes fra registrene.)
- Kunden aksepterer. Tilbudet endrer status til ordre. (Endring av status fra tilbud til ordre er bare et menyvalg.)
- Ordrebekreftelse til kunden sendes ved hjelp av programmet.
- Hvis varene ikke er på lager, sendes en bestilling til leverandøren ved hjelp av programmet. (Bestilling lages raskt ved at leverandørens navn og artikler hentes fra registeret.)
- Varene ankommer og sendes kunden sammen med pakkseddel fra programmet.
- Fakturaen sendes kunden ved hjelp av programmet. (Produksjon av fakturaen er bare et menyvalg, basert på ordren.)
- Den inngående fakturaen fra leverandøren overføres til regnskapsprogrammet.
- Varelageret oppdateres automatisk.
- Regnskapet blir oppdatert ved at utgående faktura overføres fra programmet.
Arbeidsgangen og koblingen mellom registrene kan illustreres på denne måten:
Dette er ikke bare effektivt, men også sikkert. Data blir overført elektronisk, ikke ved registrering, og risikoen for menneskelige feil reduseres.
Det aller viktigste er at kundeservicen blir bedre. Ved forespørsel kan kunden få tilbudet raskt. Når tilbudet blir akseptert, får han rask informasjon om leveringstider. Ved eventuell senere henvendelse får kunden informasjon om hvilken status ordren har, og alle i bedriften kan betjene kunden fordi ordren er tilgjengelig for alle. Forsendelse av varen via posten kan også følges steg for steg slik at kunden kan få vite hvor pakken befinner seg til enhver tid.
Hvem bruker OLF-programmene?
Betegnelsene OLF blir brukt om disse løsningene, og forkortelsene står for Ordre, Lager og Fakturering. For noen få år siden var bruk av rene fakturaprogrammer som oftest forbeholdt én medarbeider som mottok sluttsedler eller ordrer når varen var levert eller servicen utført. Fakturaen ble registrert og skrevet ut på faste tidspunkter i løpet av uka eller måneden.
I dag bruker selgerne eller servicepersonellet selv programmet, og ordren blir registrert så snart den er et faktum. De enkelte medarbeiderne følger ordren gjennom de nødvendige fasene inntil varene er levert og fakturaen kan sendes kunden. En medarbeider vil regelmessig sørge for at alle ferdige fakturaer blir skrevet ut og postlagt.