Når vi vet hvilke krav vi har til løsningen, blir det enklere for alle som er involvert. Brukerne vet hvilke muligheter systemet vil få. Leverandører vet hva de må levere, og virksomheten vet hvilke behov det vil være for driftsrutiner, opplæring og brukerstøtte.
Det gjør det også enklere å vurdere tilbud fra leverandører og beregne både anskaffelseskostnader og driftskostnader.
Krav til IKT-systemer kan beskrives enten som en kravdefinisjon eller som en kravspesifikasjon.
En kravdefinisjon er en brukerorientert beskrivelse av et IKT-system, mens en kravspesifikasjon er en presis teknisk beskrivelse av det samme systemet.
Kravdefinisjon
En kravdefinisjon skrives i vanlig språk slik at den er forståelig for alle som er involvert, og kravene deles inn i to kategorier: funksjonelle og ikke-funksjonelle krav.
Funksjonelle krav er en beskrivelse av hvordan systemet skal «oppføre» seg, hva det skal gjøre og ikke gjøre, tilgjenglighet, brukervennlighet og sikkerhet fra brukerens ståsted. Ofte brukes prosessflytdiagrammet for arbeidsprosessen som utgangspunkt for beskrivelsen. Legg også merke til at beskrivelsen må ta hensyn til at ulike roller i prosessen kan ha ulike krav til systemet.
Ikke-funksjonelle krav er rammene for systemet, for eksempel responstid, oppetid, ressursforbruk, antall samtidige brukere, og lignende. De ikke-funksjonelle kravene skiller seg fra de funksjonelle ved at det er mulig å tallfeste dem.
Det kan være en utfordring å skrive en kravdefinisjon som ikke har krav som kommer i konflikt med hverandre når alle roller skal ha med sine behov og ønsker. Dette gjelder spesielt for prosesskritiske systemer som har mange brukere. Ofte har også brukerne ønsker som det ikke er teknisk mulig å innfri med det utstyret eller programmet som er utgangspunkt for systemet.
Kravspesifikasjon
En kravspesifikasjon til et IKT-system er en teknisk beskrivelse av systemet, ofte presentert som datamodeller som viser tabellstruktur i en database og relasjoner mellom ulike datatyper. Kravspesifikasjoner er ikke beregnet på brukere av systemet, men for at systemutviklere skal ha en presis beskrivelse å forholde seg til.
En annen viktig informasjon i kravspesifikasjoner er kryss-referanser for kravene, slik at hvis et krav endres, kan man se hvilke andre krav som blir påvirket av endringen.
Selv om de to begrepene – kravdefinisjon og kravspesifikasjon – har ulik betydning, kan du nok oppleve en del sammenblanding. Ofte brukes betegnelsen kravspesifikasjon selv om det egentlig er snakk om en kravdefinisjon.