Prosessflytdiagrammer kalles også for arbeidsflytdiagrammer eller bare flytskjema.
Flytskjema bruker fastsatte symboler for å vise de ulike stegene i prosessen og forholdet mellom dem. Illustrasjonen under viser de mest brukte symbolene, men det finnes flere for mer spesialiserte oppgaver.
Et flytskjema kan godt tegnes for hånd, men det er som regel bedre å bruke et dataverktøy. Mange vanlige kontorstøtteprogrammer som tekstbehandling, regneark og presentasjonsprogram har innebygget flytskjemasymboler, og det finnes en rekke spesialprogrammer og nettbaserte verktøy.
Det lønner seg gjerne å lage en kladd før du begynner å tegne flytskjema i et program. En effektiv metode er å bruke Post-It-lapper på ei tusjtavle. Skriv alle oppgaver, registreringer, beslutninger og så videre på hver sin lapp, klistre lappene på tavla og tegn piler mellom dem. Etter hvert som du oppdager nye oppgaver, kan du lage nye lapper og flytte dem rundt på tavla inntil hele prosessen er kartlagt.
Eksempel på flytskjema
Eksempelet under viser et flytskjema for hvordan en virksomhet tar imot bestillinger fra kunder og sender ut varene.
- Prosessen starter med at vi tar imot bestillingen fra kunden.
- Før vi kan registrere bestillingen må vi finne ut om kunden er registrert. Dette markeres som en beslutning fordi svaret fører til to ulike handlinger.
- Hvis kunden ikke er registrert fra før, må vi først registrere kunden i et kunderegister.
- Når kunden er registrert, kan vi registrere bestillingen. Dette gjør vi i et ordreregister. Legg merke til pilen mellom kunderegisteret og ordreregisteret. Den markerer at disse systemene kommuniserer med hverandre.
- Når bestillingen er registrert, må vi sjekke om varen er på lager. Informasjonen om dette finnes i et lagersystem.
- Hvis varen ikke er på lager, må vi sende en bestilling til leverandøren og gi beskjed til kunden om når varen vil bli levert.
- Når varen er på lager, skriver vi ut en pakkseddel fra ordreregisteret.
- Til slutt sendes varen til kunden og prosessen avsluttes.
I dette flytskjema har vi forenklet en del. Det viser for eksempel ikke faktureringsrutiner, bestillingsrutiner eller hva som skjer når varer kommer fra leverandører og legges på lager. Men i mange tilfeller er en slik forenkling nødvendig for å unngå at diagrammet blir for komplisert. En arbeidsprosess består ofte av flere delprosesser eller har koblinger til andre prosesser.
Å forsøke å tegne alle prosesser inn i et kjempediagram kan lett bli uoversiktlig, og det lønner seg derfor å kartlegge og tegne hver prosess separat.
Lenke: Creately – nettbasert verktøy for å lage flytskjema og andre typer diagrammer.
Prosessflytdiagrammet gjør det enklere å se helheten i prosessen og sammenhengen mellom de ulike stegene og arbeidsoppgavene.