Siden de fleste kontorstøttesystemer tas i bruk for å effektivisere oppgaver som gjøres regelmessig, finnes det vanligvis allerede etablerte rutiner for hvordan oppgavene skal gjøres. For å få fullt utbytte av et nytt system må disse rutinene ofte endres og tilpasses systemet.
Når en virksomhet skal ta i bruk et nytt kontorstøttesystem, forventer de at oppgavene som systemet skal løse, tar kortere tid og blir enklere. Det stemmer som regel også, men gevinsten er ikke alltid umiddelbar.
La oss tenke oss en ansatt som har en arbeidsoppgave som gjøres manuelt. Denne bruker han vanligvis ca. fem timer på hver dag. De resterende tre timene av arbeidsdagen har han andre oppgaver som han også må gjøre.
Virksomheten bestemmer seg for å ta i bruk et kontorstøttesystem som vil redusere tida det tar å gjøre arbeidsoppgaven, til tre timer. Det vil frigjøre to timer som den ansatte kan bruke til andre oppgaver.
Systemet blir installert og den ansatte får opplæring. Når systemet tas i bruk, får den ansatte samtidig en del nye arbeidsoppgaver for å fylle opp de to timene som nå blir ledige.
Men istedenfor å bruke to timer mindre, viser det seg at oppgaven nå tar to timer lengre tid enn tidligere. Dette skaper en uholdbar arbeidssituasjon for den ansatte, som må bruke sju timer på den oppgaven som tidligere tok fem timer. Han må fortsatt gjøre de andre oppgavene som tar tre timer, og i tillegg har han fått nye oppgaver som også tar to timer. Det som tidligere var en åtte timers arbeidsdag, er plutselig blitt til tolv timer.
Det tar naturlig nok ikke lang tid før den ansatte protesterer og forlanger å få gå tilbake til den gamle måten å arbeide på.
Dette er dessverre et altfor vanlig scenario fordi man glemmer at når en kjent oppgave skal gjøres på en ny måte, tar det tid å innarbeide nye rutiner. Dermed tar kjente arbeidsoppgaver i begynnelsen ofte lengre tid enn tidligere, inntil man blir fortrolig med en ny måte å jobbe på. Dette er vist i illustrasjonen under.
Effektivitetsgevinsten kommer etter hvert, men i startfasten kan det være frustrerende å oppleve at arbeidsdagen ikke lenger strekker til.
Ledelsen må derfor være oppmerksomme på at ansatte som skal ta i bruk et nytt system, i begynnelsen kanskje ikke rekker like mange oppgaver som før systemet ble innført. Dette må ledelsen legge til rette for.
God opplæring før systemet tas i bruk gjør at perioden før gevinsten oppnås, blir kortere, men nye rutiner må gjerne tilpasses etter at systemet er tatt i bruk. Opplæring kan derfor ikke alltid løse hele problemet.
For å få fullt utbytte av et nytt system må eksisterende rutiner ofte endres og tilpasses systemet.