Fagstoff

Oppgavene til internservice

Publisert: 30.06.2016, Oppdatert: 25.09.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Resepsjonist som smiler. Foto.   Mange bedrifter har utviklet resepsjonen fra å være et enkelt publikumsmottak til det som ofte kalles et internt senter for flerfaglig kontorstøtte eller internservice. Det betyr at vi samler funksjoner som hjelper både kunder og gjester, samtidig som vi yter service til bedriftens egne ansatte.

Oppgavene til internservice

Oppgavene vil variere etter bedrift, men noen av de mest typiske er disse:

  • Sentralbordtjeneste er den mest typiske oppgaven til resepsjonen ved siden av direkte kundekontakt.

  • Web-ansvarlige kan ha ansvar for å oppdatere bedriftens web-sider, ta imot henvendelser via disse og følge opp sosiale medier. At en lærling i resepsjonsfaget for eksempel følger opp kunderespons på tripadvisor.com og booking.com, kan bidra til mer fornøyde gjester.

  • Besøksveiledere følger aktivt opp den besøkende ved å ta kontakt med og følge den besøkende til aktuell kontaktperson. De kan tilby lett servering og hjelpe til ved registrering.

  • Adgangskontroll er primært et sikkerhetstiltak der man både unngår at uvedkommende tar seg inn i bedriften, og har oversikt og kontroll over dem som er inne. Avhengig av sikkerhetsnivå kan dette kobles til bygg- og bevegelsesregistrering. Lærlinger i sikkerhetsfaget er de som oftest vil ha en slik rolle.

  • Varemottak trenger ikke alltid være i form av store kjøreramper og terminaler. For mange bedrifter kan viktige leveranser være tegninger, kontrakter eller en overtidspizza. Lærlinger i logistikkfaget kan ha oppgaver knyttet til disse funksjonene.

  • IKT-støtte fra resepsjonen kan være organisert slik at superbrukere i resepsjonen sorterer henvendelser og hjelper dem de kan hjelpe, før de kobler inn egne IKT-ansvarlige. Ofte er disse plassert like i nærheten, slik at resepsjonen blir en sluse som sikrer effektiv utnyttelse av alles kompetanse. Lærlinger i IKT-servicefaget kan ha rollen som brukerstøtte på begge sider av denne slusen, og de kan lære opp kollegene i resepsjonen.

  • Brann- og førstehjelpsansvar ligger naturlig til en funksjon som har spesielt god oversikt over gjester, og som befinner seg sentralt i bygget. Lærlinger i kontor- og administrasjonsfaget har slike oppgaver ifølge læreplanen for Vg3 og blir ofte benyttet som plass- og soneansvarlige i bedriftens HMS-plan.

  • Møteromsvert er en rolle som minner mye om rollen til kurs- og konferanseverter ved hoteller. Den er dermed særlig aktuell for lærlinger i resepsjonsfaget og reiselivsfaget. Både registrering, teknisk støtte og lett servering er oppgaver som sikrer kvaliteten på bedriftens egne møter.

  • Kantinen er ofte plassert i tilknytning til større resepsjonsområder. Kantinen kan levere mat til møterom, dekke til lunsjmøter og bygge opp under en opplevelse av kvalitet.

  • Dokumentasjonssenteret dekker gjerne inn- og utgående post, arkiv og bibliotek. Når et enkelt bibliotek med aviser, tidsskrift og fagbøker plasseres i et vente- og oppholdsområde, blir det tilgjengelig for både ansatte og gjester. For en gjest på et arkitektkontor kan en kopp kaffe og noen spennende interiørmagasiner sette stemningen før et møte. For lærlinger i kontor- og administrasjonsfaget er viktige deler av opplæringen og praksisen ofte knyttet til denne funksjonen.

Resepsjon på hotell. Foto.   Service og samferdsel utdanner ekspertene

Når du arbeider i en administrativ resepsjon, lærer du en organisasjon å kjenne fra innsiden. Med så mange ulike oppgaver blir du også kjent med mange kolleger med svært ulike oppgaver.

Eksemplene i avsnittet over er bare et lite utvalg av de oppgavene som kan ligge i en slik funksjon. Om du har god oversikt over lærefagene i Service og samferdsel, vil du se at så godt som alle enten vil arbeide i slike miljø eller samarbeide tett med dem.