Det er mange fordeler med å starte med budsjettkontrollen så fort som mulig på nyåret. Hvis en aktivitet gir dårligere inntekter enn forventet, kan vi raskt sette inn tiltak for å forbedre inntektene. På samme måte kan det vise seg at noen av kostnadene har økt utover det som er budsjettert. Da må vi stramme inn på forbruket.
I eksempelet ser du budsjett- og regnskapstall for et lite hotell med 25 rom i Nord-Norge.
Alle tall er gitt i tusen kroner.
| Budsjett i kr | Regnskap i kr | Avvik i kr | Avvik i % |
|---|---|---|---|---|
Salgsinntekter: | ||||
Overnatting | 2 500 | 2 700 | 200 | 8,0 |
Bevertning | 900 | 920 | 20 | 2,2 |
Nordlyssafari | 3 200 | 3 400 | 200 | 6,3 |
Salg av effekter | 230 | 200 | - 30 | - 13,0 |
Sum inntekter | 6 830 | 7 220 | 390 | 5,7 |
Variable kostnader: | ||||
Overnatting | 400 | 435 | -35 | -8,8 |
Bevertning | 300 | 320 | -20 | -6,7 |
Nordlyssafari | 1 500 | 1 700 | -200 | -13,3 |
Effekter | 55 | 48 | 7 | 12,8 |
Sum variable kostnader | 2 255 | 2 503 | -248 | -11 |
Bruttofortjeneste | 4 575 | 4 717 | 142 | 3,1 |
Faste kostnader: | ||||
Lønn | 2 600 | 2 650 | -50 | -1,9 |
Husleie | 1 000 | 1 000 | 0 | 0 |
Andre administrasjonskostnader | 500 | 565 | -65 | -13 |
Rentekostnader | 200 | 210 | -10 | -5 |
Sum faste kostnader | 4 300 | 4 425 | -125 | -2,9 |
Resultat før skatt | 275 | 292 | 17 | 6,2 |
Skatt | 75 | 79 | -4 | -5,3 |
Årsresultat | 200 | 213 | 13 | 6,5 |
Kommentar til budsjettkontrollen
Generelt har det vært et godt år for bedriften. Været har vært godt, og antall turister til området har vært tilfredsstillende. Inntektene har derfor vært over budsjett for hver av aktivitetene bortsett fra for salg av effekter. Totalt var inntektene 390 000 kroner over budsjett, eller 5,7 prosent. (Legg merke til at vi regner avviket i prosent av budsjettet.)
Det er typisk at en ofte ikke har samme kontroll over kostnadene i en situasjon hvor aktivitetene øker. De variable kostnadene økte mer enn inntektene, nemlig med 11 prosent.
En nærmere analyse viser at kostnadssvikten var mest knyttet til nordlyssafarien. Dette skyldtes at ekteparet som driver foretaket, ikke bidro i like stor grad som sjåfører for snøskuterne. Den økte aktiviteten krevde nemlig at de måtte gjøre en større innsats knyttet til overnatting, beverting og kontorarbeid. Kostnadene for leie av sjåfører økte relativt sett mye. Men ettersom bruttofortjenesten samlet økte med 142 000 kroner, var de fornøyde.
De faste kostnadene økte også en del over budsjett. Den totale økningen var på 125 000 kroner, eller 2,9 prosent. Overskuddet etter skatt ble på 213 000 kroner mot 200 000 kroner i budsjettet.
Ekteparet var fornøyde med dette, selv om de innser at en strammere styring sannsynligvis kunne gitt dem et større overskudd.