Budsjettkontroll
Planer og målsetninger for en bedrift har liten verdi dersom planene og målene ikke følges nøye opp. Budsjettet er bedriftens planer – uttrykt i kroner. Det er viktig at bedriften kontrollerer om planene følges. Faste rutiner bør derfor settes opp for fortløpende budsjettkontroll.
Budsjettkontrollen er en av de viktigste virkemidlene innen
økonomistyringen.
I større bedrifter er budsjettet for neste år som regel lagt i oktober
måned. Mindre bedrifter er normalt noe senere ferdig med budsjettarbeidet, men budsjettet bør i alle fall være klart før det nye året starter.
Mindre bedrifter bruker kun resultatbudsjett. Større bedrifter lager også et likviditetsbudsjett. De aller største setter også opp et balansebudsjett. I dette emnet fokuserer vi på budsjettkontrollen av resultatregnskapet – eller avviksanalysen, som det ofte omtales som.
Avviksanalyse
Når regnskapet er ferdig for januar måned (eller en hvilken som helst måned i året), kontrollerer bedriften regnskapet mot det eller de budsjettene som er tilgjengelige.
Det er naturlig å bruke et regneark til dette arbeidet, hvor avvik i kroner og prosenter automatisk kommer fram.
Vi skal her omtale hvordan analysen kan foregå:
1. Resultatet. Det er naturlig først å rette oppmerksomheten mot ”bunnlinjen” – selve resultatet for perioden. Hvor mye avviker det fra budsjettet? Når man senere jobber videre med detaljene, har man hele tiden klart for seg det totale avviket, og man ønsker å finne hovedårsaken til dette.
Et avvik i resultatet er ofte summen av eller differansen mellom flere avvik. (Husk at det er de vesentlige avvikene vi er på jakt etter, ikke de små detaljene.)
Det er også viktig å gjøre en analyse når man har fått et bedre
resultat enn budsjettert. Man bør være bevisst hva som gikk
bedre en forutsett. På den måten kan man forsterke denne
suksessen.
I noen tilfeller avdekker kontrollarbeidet feilføringer i regnskapet. Det er også en vesentlig side av kontrollarbeidet.
Finner vi feil, må feilen rettes i regnskapet og nytt grunnlag for
analysen lages.
2. Inntektene. Nå er det naturlig å se på inntektene. Det er som regel flere salgskontoer (varegrupper) i et foretak. Alle salgskontoer sjekkes mot budsjett. Vi registrerer avvik av betydning og merker det i analysen med en farge – f.eks. rødt for større negative avvik og grønt for større positive avvik.
3. Varekost og dekningsbidrag. Så er turen kommet til
varekostnadene. Alle salgskonti har normalt egne
varekostnadskonti. Her er vil man fokusere på dekningsbidraget for hver varegruppe. Større avvik bør merkes her også. Dette er en svært viktig del av analysen.
4. Lønnskostnadene. Dette er også et viktig område for analyse. Lønnskostnadene utgjør ofte en vesentlig del av de totale kostnadene. Lønnskostnadene er som oftest stabile, men i forbindelse med nyansettelser og provisjonslønn kan det lett bli avvik. Arbeidsgiveravgiften og feriepengene må vurderes også. Større avvik merkes.
5. De andre faste kostnadene. Vi sjekker konto for konto. Større avvik er lett synlige i regnearket. Noen ganger kan de prosentvise avvikene være store, mens kronebeløpene er mindre betydelige. Det skyldes at tallet vi regner prosenten av, er relativt lav. En erfaren analytiker hopper over disse postene. Men større avvik merkes.
Konklusjoner
Da er vi ferdig med grovarbeidet. Vi har avdekket avvikene, men vi må nå finne mulige årsaker til avvikene. Vi bestemmer oss først for hvilke avvik som totalt sett er vesentlige nok til å bearbeide videre.
I de fleste tilfeller vil analysen av inntektene og dekningsbidraget vies størst oppmerksomhet. Når det gjelder avvik i inntektene, ønsker vi å finne ut hvilke varer, hvilke avdelinger eller hvilket salgspersonale avviket kan skyldes.
Når det gjelder avvik i varekostnadene, vil det være fokus på innkjøp. Har vi ikke fått de rabattene vi har forventet? Har det oppstått
ukuransi varelageret o.l.?
Dekningsgraden regnes ut for alle varegruppene og sammenliknes med de budsjetterte prosentsatsene. Vi kan f.eks. stille disse spørsmålene: Har konkurransen blitt større, eller har vi generelt sett gitt for store rabatter?
De faste kostnadene er det som regel lettere å ha kontroll med.
Vi har identifisert avvikene og momenter som kan knyttes mot de sannsynlige årsakene. Vi må nå vurdere hvilke tiltak vi bør sette inn.