Det er svært lærerikt å sette opp et budsjett. Noen vil til og med hevde at dette arbeidet – og bevisstgjøringen som dette gir – er viktigere enn selv budsjettdokumentet. Uansett er det viktig også å bruke budsjettet.
Arbeidet med avviksanalyse
Det var enkelt for Ulla og Nils å lage en fane med avviksanalyse. Som ellers i modellen er det lett å hente tall fra et ark til et annet. Gjøres endringer på et sted i modellen, blir alt annet som er koblet opp mot arket, også endret.
Vi hopper nå fram i tid til begynnelsen av februar neste år. Resultatregnskapet for januar er ferdig. Ulla vil nå gjøre en avviksanalyse mellom budsjettet for januar og de virkelige tallene for januar.
Oppsettet blir seende slik ut (for plassens skyld har vi samlet kostnadene i grupper):
| Tekst | Regnskap Januar | Budsjett Januar | Avvik | |
|---|---|---|---|---|
| Kr. | Kr. | Kr. | % | |
| Varesalg | 950 | 900 | - 50 | - 5,5 % |
| + Montasje | 120 | 150 | + 30 | +20,0 % |
| – Varekostnader | 620 | 585 | - 35 | - 6,0 % |
| = Dekningsbidrag | 450 | 465 | -15 | - 3.2 % |
| – Lønn | 580 | 583 | +3 | + 0,6 % |
| – Administrasjon | 135 | 140 | +5 | + 3,5 % |
| Sum faste kostnader | 715 | 723 | +8 | +1,1 % |
| Driftsresultat | – 265 | – 258 | – 7 | – 2,7 % |
| – Rentekostnader | 10 | 11 | +1 | +9,1 % |
| Resultat før skatt | – 275 | – 269 | – 6 | – 2,2 % |
Ulla har vært nøye med at endring regnes i prosent sammenliknet med budsjettet. Men hun synes det var vanskelig å håndtere om endringen går i pluss eller i minus. Hun tror imidlertid det er riktig nå.
Hun viser analysen til Per som er fornøyd med oppsettet. Han er også fornøyd med at januar måned ble nesten som forventet.
Det var budsjettert et underskudd på 269.000 kroner, og resultatet viser et underskudd på 275.000 kroner. Det var bare 6.000 kroner, eller 2,2 prosent, dårligere.
Per vil imidlertid studere tallene litt nærmere for å se om det er grunn til å gjøre noen spesielle tiltak. Han vil nok diskutere den lille svikten i montasjeinntektene med Ivar Montør. Men han er allerede såpass orientert at han vet at opplæringen av den nye medarbeideren har vært mer krevende enn beregnet.
Ulla og Per så også på likviditetsbudsjettet for januar, og de kan med glede konstatere at det budsjetterte bankinnskuddet er nesten identisk med regnskapet.
Per vil at de neste år også skal utarbeide et balansebudsjett. Han mener at det blir ganske enkelt – ja, det er nesten ferdig når man har de to første hovedbudsjettene klare.
Per har kjøpt inn kake til en litt lengre lunsj den dagen. Kaken er pyntet med firmalogoen «On the alert». Han holder en liten tale hvor han understrekte hvilket flott lagarbeid budsjettarbeidet har vært.