Hva er planlegging, og hvorfor er det viktig?

Åpne bilde i et nytt vindu

CC BY-SA

Bilde: Amendor

For å planlegge må du ha et mål som definerer hva du ønsker å oppnå. Målet bør være ambisiøst, noe å strekke seg etter, men også realistisk, altså mulig å oppnå.
Planen kan brukes som verktøy for å vurdere om målet er realistisk eller ikke, fordi den beskriver hvordan vi har tenkt å oppnå målet.
Gjennom planlegging vil vi kunne vurdere om det er mulig å oppnå målet ut fra den tida og de ressursene vi har tilgjengelig. Planlegging blir et verktøy for målstyring som beskriver veien fra utgangspunktet til vi har nådd målet.

Planen bør si noe om hvem som skal utføre arbeidet, hva som skal utføres, når det skal utføres, hvordan arbeidet skal utføres, og hvorfor arbeidet skal utføres.
Dette gir oversikt og kan brukes som verktøy for alle vi involverer i planene. Ut fra planene kan vi måle om alle som er involvert i arbeidet, gjør som planlagt, og om arbeidet blir gjort i tide.

Ut fra planen kan vi når som helst i prosessen si noe om hvordan arbeidet ligger an, med hensyn til tidsplan og mål.
Planer gir oversikt og trygghet, fordi alle som skal bruke planene, vet hva de skal gjøre, og hva som er forventet av dem. Dette skaper forutsigbarhet. Planen hjelper oss å se sammenhengen mellom aktiviteter, gjennomføring og mål.

Det er viktig å evaluere enhver virksomhet for å kunne se om målene blir nådd. For å evaluere og vurdere trenger vi et grunnlag, og planer og dokumentasjon av hvordan de blir gjennomført, er det beste grunnlaget.
Hvis en plan skal gjennomføres som planlagt, er det en fordel at alle involverte har vært aktive og har deltatt i planleggingsprosessen. Alle involverte må være informert om hva som skal skje, og gjennomføre planen som avtalt ved hjelp av de metodene som er valgt. På den måten kan du evaluere om metoder og mål henger sammen, og om de planlagte og gjennomførte metodene er effektive for å oppnå målet.