Hva er kontorstøttesystemer?

De vanligste kontorstøttesystemene er:

• tekstbehandlingsprogram
• regneark
• presentasjonsprogram
• database
• program for prosjektstyring
• bildebehandlingsprogram og tegneverktøy
• e-post og planleggingsverktøy

Tekstbehandling, regneark og presentasjon
Tekstbehandlingsprogram, regneark og presentasjonsprogram regnes som de tre viktigste kontorstøttesystemene, og så å si alle virksomheter bruker disse.

Databaser
Databaser er en svært variert gruppe av programmer. For eksempel er alle administrative systemer som regnskap, fakturering, lønn og lagersystemer basert på databaser. Det samme gjelder de aller fleste nettbutikkløsninger og bestillingssystemer på Internett.

Men når vi snakker om databaser som kontorstøttesystem, mener vi vanligvis enklere register som kunderegister, medlemsregister og lignende. Kjente programmer er Microsoft Access, SuperOffice og lignende CRM-løsninger. CRM er forkortelse for Customer Relationship Management, og CRM-programvare brukes til oppfølging av kunder og i markedsføringssammenheng.

Prosjektstyring
Programmer for prosjektstyring brukes for å holde orden på mål, milepæler, tidsforbruk, ressurser og kostnader i prosjekter. Typisk vil en prosjektleder bruke et prosjektstyringsprogram til planlegging, oppfølging og kontroll av et prosjekt. Videre har alle prosjektdeltakere tilgang til programmet, slik at de kan oppdatere informasjon fortløpende og følge med. Det finnes hundrevis av ulike programmer for prosjektstyring, og mange av dem er spesialisert for bestemte typer prosjekter og bransjer eller en bestemt prosjektmetodikk. De aller fleste prosjektstyringsverktøy er blitt nettbaserte, slik at prosjektdeltakerne har tilgang til informasjonen uavhengig av maskinplattform og hvor de befinner seg. Et eksempel på et nettbasert prosjektstyringsverktøy er

Bildebehandling og tegneverktøy
Bildebehandling er etter hvert blitt en vanlig kontoroppgave i mange virksomheter. Bildebehandlingsprogrammer og tegneverktøy som Adobe PhotoShop, Elements, Illustrator, PaintShop Pro og tilsvarende kan derfor også regnes som kontorstøtteprogrammer. Her har det også dukket opp mange nettbaserte alternativer.

E-post og planleggingsverktøy
E-post er en viktig kommunikasjonsform i de fleste virksomheter. I tillegg har de fleste behov for funksjoner som møteplanlegging, kalendere og kontaktlister. Microsoft Outlook er det meste brukte programmet, men Googles Gmail og kalender er også populær.

Det finnes en rekke andre programtyper som også kan kalles for kontorstøtteprogrammer. Noen eksempler er programmer for å lage tankekart, dele notater eller for å lage brosjyrer og publikasjoner.

Det er også viktig å merke seg at stadig flere kontorstøtteprogrammer blir internettbaserte. Verktøy for prosjektstyring og programmer for deling av notater finnes nesten utelukkende som nettbaserte systemer, og det finnes nettløsninger for alle typer kontorstøtteprogrammer.