Å kostnadsberekne tyder å finne ut omtrent kor mykje det vil koste å lage eitt eller fleire medieprodukt. Dersom de skal setje opp ei utstilling på skulen, for eksempel, vil det følgje med kostnader til trykk av fotoark, plater å montere bileta på og leige av lokale. Eller kanskje de skal publisere ei avis? Her vil kostnader til trykk og kanskje distribusjon måtte reknast inn.
Det er store forskjellar på å kostnadsberekne ein medieproduksjon i skulesamanheng versus i mediebransjen. Som medieelev slepp du som regel å tenkje på utgifter til løn, leige av kontorlokale, utstyr, programvare og liknande. Dermed blir kostnadsberekning i skulesamanheng svært forenkla. Likevel er det fint å starte her, for å forstå at ein medieproduksjon må bere seg, altså ikkje gå med underskot.
Berekne kostnader
Ei tilnærming i kostnadsberekning av ein produksjon er å få oversikt over alle sannsynlege utgifter.
Skriv ned alle kjende utgifter
Skal de setje opp ei fotoutstilling, må de tenkje over: Har de tilgang til ein fotoskrivar? Må de betale for å bruke han? Kva med utstillingslokale – kjem dei til å koste noko? For å få oversikt over alle sannsynlege utgifter er det svært lurt å spørje nokon som har vore med på liknande før. Kanskje elevane som er eldre enn dykk, har gjort dette før? Då kan de høyre med dei. Kva med lærarane, kan dei hjelpe?
Be om pristilbod
Skal de for eksempel skrive ut bilete på eit trykkeri, kan de be om å få eit pristilbod frå dei. Offentlege organisasjonar og bedrifter har ofte ein regel om at ein skal hente inn tilbod frå minst tre ulike tilbydarar. Det er for å sikre at oppdraget er kjent hos leverandørar av tenesta, og at det blir ein riktig pris. Denne regelen kan vere lur å bruke også for dykk.
Budsjett
Når du har henta inn prisar og fått ei oversikt over alle utgiftene, er det tid for å setje opp eit budsjett. Eit budsjett er ei oppstilt oversikt over kor mykje de ventar at ein produksjon vil koste, og kva de reknar med å tene på han.
La oss gå vidare på eksempelet over. Her kan vi tenkje oss at det blir selt billettar til fotoutstillinga. Basert på kor mange som er komne på liknande utstillingar tidlegare, og kor mange av elevane sine familiar og vener som reknar med å komme, kan du setje opp venta inntekt.
I ein kolonne set du inn venta utgifter. I ein annan kolonne set du opp venta inntekter. Eit svært enkelt budsjett sett opp med grunnlag i dette eksempelet, kan sjå slik ut:
Utgifter
Trykk av 60 foto 3.500,–
Plater til montering 4.800,–
Leige av lokale 9.900,–
Diverse utgifter 800,–
Totalt 18.200,–
Inntekter
Billettsal 200 x 50,– 10.000,–
Sponsormiddel 9.000,–
Venta overskot 0,– (800,– i buffer)
Rekneskap
Når produksjonen er i gang, må du føre rekneskap. Det vil seie at du lagar ei nøyaktig oversikt over kva for inntekter og utgifter de har. Det er også svært viktig å ta vare på alle kvitteringar. Dei skal nummererast og førast som vedlegg i rekneskapen.
Vedlegg er ei kvittering som viser at utgifta er reell, altså at ho er ei verkeleg utgift. Utan vedlegg som viser at utgiftene er reelle, er ikkje utgifta dokumentert, og punktet i rekneskapet blir ugyldig.
Før rekneskap undervegs
For at det ikkje skal bli rot i rekneskapen, er det viktig å starte med det så snart produksjonen er i gang. Det finst mange system for korleis du skal føre ein rekneskap, og mange program som kan hjelpe deg med det.
Eit minimumskrav er at du har oversikt over inntekter, utgifter og balanse. Balanse vil seie resultatet når inntekter og utgifter blir lagde saman, altså om du går i pluss eller minus.
Dersom du skal i gang med ein større produksjon med fleire utgifter og inntekter, kan det vere lurt å laste ned eit rekneskapsprogram.
På Ungt Entreprenørskap sine nettsider finn du informasjon om korleis du kan føre rekneskap. Her finn du også eit eige rekneskapsprogram du kan laste ned. Det er klart til utfylling av utgifter og inntekter.