Prosessflytdiagram blir også kalla for arbeidsflytdiagram eller berre flytskjema.
Flytskjema bruker fastsette symbol for å vise dei ulike stega i prosessen og forholdet mellom dei. Illustrasjonen under viser dei mest brukte symbola, men det finst fleire for meir spesialiserte oppgåver.
Eit flytskjema kan godt teiknast for hand, men det er som regel betre å bruke eit dataverktøy. Mange vanlege kontorstøtteprogram som tekstbehandling, rekneark og presentasjonsprogram har flytskjemasymbola innebygd, og det finst ei rekkje spesialprogram og nettbaserte verktøy.
Det lønner seg gjerne å lage ein kladd før du tek til å teikne flytskjema i eit program. Ein effektiv metode er å bruke Post-It-lappar på ei tusjtavle. Skriv alle oppgåver, registreringar, avgjerder og så vidare på kvar sin lapp, klistre lappane på tavla og teikn piler mellom dei. Etter kvart som du oppdagar nye oppgåver, kan du lage nye lappar og flytte dei rundt på tavla til heile prosessen er kartlagd.
Døme på flytskjema
Dømet under viser eit flytskjema for korleis ei verksemd tek imot bestillingar frå kundar og sender ut varene.
- Prosessen startar med at vi tek imot bestillinga frå kunden.
- Før vi kan registrere bestillinga må vi finne ut om kunden er registrert. Dette markerer vi som ei avgjerd fordi svaret fører til to ulike handlingar.
- Dersom kunden ikkje er registrert frå før, må vi først registrere kunden i eit kunderegister.
- Når kunden er registrert, kan vi registrere bestillinga. Dette gjer vi i eit ordreregister. Legg merke til pila mellom kunderegisteret og ordreregisteret. Ho markerer at desse systema kommuniserer med kvarandre.
- Når bestillinga er registrert, må vi sjekke om vara er på lager. Informasjonen om dette finst i eit lagersystem.
- Dersom vara ikkje er på lager, må vi sende ei bestilling til leverandøren og gi beskjed til kunden om når vara blir levert.
- Når vara er på lager, skriv vi ut ein pakksetel frå ordreregisteret.
- Til slutt blir vara send til kunden og prosessen avslutta.
I dette flytskjemaet har vi forenkla ein del. Det viser til dømes ikkje faktureringsrutinar, bestillingsrutinar eller kva som skjer når varer kjem frå leverandørar og blir lagde på lager. Men i mange tilfelle er ei slik forenkling nødvendig for å unngå at diagrammet blir for komplisert. Ein arbeidsprosess består ofte av fleire delprosessar eller har koplingar til andre prosessar.
Å prøve å teikne alle prosessane inn i eit kjempediagram kan lett bli uoversiktleg, og det lønner seg derfor å kartleggje og teikne kvar prosess for seg.
Lenkje: Creately – nettbasert verktøy for å lage flytskjema og andre typar diagram.
Prosessflytdiagrammet gjer det enklare å sjå heilskapen i prosessen og samanhengen mellom dei ulike stega og arbeidsoppgåvene.