Ei ny systemløysing involverer og påverkar vanlegvis mange menneske som kan ha ulike behov og forventningar til systemet. Det kan også vere at ønske og krav er i konflikt med kvarandre, og det er viktig å avklare dette før ein bestemmer seg for ei løysing.
Informasjonen skal ofte danne grunnlaget for ein kravdefinisjon. Kravdefinisjonen er omtalt i kompetansemålet «Kartleggje behov for IKT-støtte i ein arbeidsprosess og utarbeide ein kravdefinisjon for eit IKT-system».
Dei tre viktigaste gruppene vi må hente inn informasjon frå, er vanlegvis leiinga, brukarane og systemleverandørane, men det kan også vere aktuelt å hente inn informasjon frå kundar, konsulentar, brukarstøtter eller andre.
- Leiinga har vanlegvis klare mål for kva verksemda skal oppnå med systemet, og bestemmer som regel også rammene for kostnader og tidsbruk.
- Brukarane er dei som kjenner arbeidsoppgåvene best og veit kva problem verksemda har i dag som systemet bør løyse.
Vi forventar kanskje at leiinga og brukarane er samde om kva eit nytt system skal gjere, og korleis det skal fungere, men det er ikkje alltid tilfellet. Leiinga er vanlegvis mest oppteken av kva fordelar systemet gir verksemda. Brukarane på si side er vanlegvis mest opptekne av arbeidssituasjonen sin og korleis han blir påverka. Dette er årsaka til at arbeidsmiljølova stiller krav til at arbeidstakarane skal vere med i utforminga av nye system.
Avhengig av kva slags system det er snakk om, kan det også vere aktuelt å hente inn informasjon frå kundar og brukarstøtte.
- Kundane kan seie noko om korleis verksemda kan forbetre seg.
- Brukarstøtta kan seie noko om kva problem ein har med systema som blir nytta i dag.
Den innsamla informasjonen dannar grunnlaget for å lage ein kravdefinisjon som alle kan akseptere. Kravdefinisjonen blir deretter brukt som utgangspunkt for å hente inn informasjon frå systemleverandørar og eventuelle konsulentar.
- Systemleverandørane veit kva som er mogleg og ikkje mogleg for produkta sine.
- Konsulentane har gjerne erfaring med tilsvarande verksemder eller system og veit kva feil andre har gjort tidlegare.
Ei ny systemløysing involverer og påverkar vanlegvis mange menneske som kan ha ulike behov og forventningar til systemet.