Dette er normalt den vanskelegaste delen av jobben. Vi må vere handlekraftige. Av og til må vi kanskje påpeike at medarbeidarar ikkje har gjort den jobben som er forventa.
Avgjere tiltak
Det er først når vi set i verk tiltak til forbetringar at budsjettet og rekneskapen blir den styringsreiskapen og det avgjerdsgrunnlaget som dei er meinte å vere.
Det er naturleg at leiargruppa møtast for å drøfte nødvendige tiltak. Medlemmene av gruppa bør på førehand ha fått avviksanalysen og ein del faktaopplysningar knytte til dei sannsynlege årsakene.
Leiargruppa bør begynne med å sjå på dei største avvika. Normalt er det inntektene som er mest utfordrande. Det er nemleg vanlegvis lettare å styre kostnadene enn inntektene. Å skaffe tilstrekkelege inntekter er ofte flaskehalsen i ei bedrift.
Kva må vi gjere? Må vi ta omsyn til ein sterkare konkurranse? Er varesortimentet feil eller utilstrekkeleg? Har seljarar eller ordemottakarar fått tilstrekkeleg opplæring? Yter vi god nok service? Er det nokon som ikkje gjer det som er forventa av dei?
Som du ser – årsakene kan vere mange. Det kan også vere vanskeleg å finne dei rette tiltaka. I ytste konsekvens kan medarbeidarar som sviktar, bli sagde opp. Men dei må i første omgang bli hjelpte til å yte betre.
Vi har altså sett at avviksanalysen har tre fasar:
Dei tre fasane i avviksanalysen
1. identifisere avvika
2. finne årsakene til avvika
3. treffe tiltak