Ei arbeidsoppgåve skal ikkje måtte gjerast to gonger. Faste opplysningar som kundar, artiklar, leverandørar, betalingsvilkår og så vidare skal berre registrerast éin gong – og informasjonen skal kunne brukast gong på gong. Dette blir omtalt som atterbruk av data.
Det er til dømes vanleg at ordreprogrammet kommuniserer med rekneskapsprogrammet. På den måten kan alle dataa frå faktureringa oveførast automatisk til rekneskapen.
Det er også mogleg å sende tilbod til kunden ved hjelp av programmet. I tillegg finst det løysingar som gjer det mogleg å bestille varer hos leverandøren frå den same programløysinga.
La oss illustrere med eit døme:
- Eit tilbod blir sendt kunden ved hjelp av programmet. (Tilbodet blir skrive raskt ved at namnet på kunden og varene blir henta frå registra.)
- Kunden aksepterer. Tilbodet endrar status til ordre. (Endringa av statusen frå tilbod til ordre er berre eit menyval.)
- Ordrestadfesting til kunden blir send ved hjelp av programmet.
- Viss varene ikkje er på lager, blir det sendt ei bestilling til leverandøren ved hjelp av programmet. (Bestillinga blir laga raskt ved at namnet på leverandøren og artiklane blir henta frå registra.)
- Varene kjem og blir sende til kunden saman med pakksetel frå programmet.
- Fakturaen blir send til kunden ved hjelp av programmet. (Produksjon av fakturaen er berre eit menyval, basert på ordren.)
- Den inngåande fakturaen frå leverandøren blir overførd til rekneskapsprogrammet.
- Varelageret blir oppdatert automatisk.
- Regnskapet blir oppdatert ved at utgåande faktura blir overførd frå programmet.
Arbeidsgangen og koplinga mellom registra kan illustrerast på denne måten:
Dette er ikkje berre effektivt, men også sikkert. Dataa blir overførde elektronisk, ikkje ved registrering, og risikoen for menneskelege feil blir redusert.
Det aller viktigaste at kundeservicen blir betre. Ved førespurnad kan kunden få tilbodet raskt. Når tilbodet blir akseptert, får han rask informasjon om leveringstider. Ved eventuell seinare førespurnad får kunden informasjon om kva status ordren har, og alle i bedrifta kan ekspedere kunden fordi ordren er tilgjengeleg for alle. Sending av vara via posten kan også følgjast steg for steg slik at kunden kan få vite kvar pakken er til kvar tid.
Kven er det som bruker OLF-programma?
Nemninga OLF blir brukt om desse løysingane, og forkortingane står for Ordre, Lager og Fakturering. For nokre få år sidan var bruk av reine fakturaprogram som oftast berre for éin medarbeidar som tok imot sluttsetlar eller ordrar når vara var levert eller servicen utført. Fakturaen blei registrert og skriven ut på faste tidspunkt i veka eller månaden.
I dag bruker seljarane eller servicepersonalet sjølv programmet, og ordren blir registrert så snart han er eit faktum. Medarbeidarane følgjer ordren gjennom dei nødvendige fasane til varene er leverte og fakturaen kan sendast kunden. Ein medarbeidar vil regelmessig sørgje for at alle ferdige fakturaer blir skrivne ut og postlagde.