Pressekonferanse som informasjonstiltak
En pressekonferanse er et informasjonstiltak hvor man innbyr flere medier til et møte der alle får samme informasjon samtidig. Som oftest vil det også være anledning til å stille spørsmål til de personene som deltar på pressekonferansen.
Men det er stort sett slutt på at journalistene kommer løpende til pressekonferanser. De prøver gjerne å få tak i stoffet som skal presenteres i forkant, før alle andre, for eksempel ved å ringe til arrangørene for å «pumpe» dem, eller oppsøke andre kilder. Og de nøyer seg ikke med å notere og stille høflige spørsmål.
Informasjon fra offentlige instanser
Selv om nyheter for lengst har nådd mediene, så må offentlige instanser gjerne følge spillereglene og presentere saker på en demokratisk måte i form av pressekonferanser. I det politiske liv benyttes pressekonferanser til en viss grad, til tross for at de viktigste nyhetene nok finner andre kanaler.
På ett område kan man si at pressekonferansen fortsatt har en viktig funksjon: I forbindelse med større hendelser i det offentlige rom – ulykker, kriser eller katastrofer – er det ofte nødvendig å regulere nyhetsstrømmen og tilgjengeligheten. Noen deler av det offentlige er nødt til å ha «lokk» på det som skjer. For å sikre at alle får korrekt og oppdatert informasjon samtidig velger man pressekonferansen som formidlingskanal.
Eksklusivitet
En velkjent metode som de store mediehusene bruker, er å tilby eksklusivitet og større oppslag, hvis de får nyheten før konkurrentene. De kan også skylde på tidsnød og mangel på journalister til å dekke konferansen. Hvis de derimot kan få saken i forkant, så får de bedre tid til å jobbe med den, og det blir bedre stoff, osv.
Som regel er dette bare påskudd for å komme et hestehode foran konkurrentene. Hvis man virkelig har en god sak og kan holde munn, og har bestemt seg for å slippe saken på en pressekonferanse, så kommer journalistene.
I underholdningsindustrien er det stas når kjendisen («artisten») serveres på et fat, med litt kunstig glamour. Kulturindustrien har fortsatt sine pressekonferanser, men de fungerer like mye som bransjetreff, for eksempel når store forlag presenterer sine nye boklister. Pressekonferanser blir da markedsføringstiltak, ikke nyhetsformidling.
Å selge et budskap
Den demokratiske tankegangen som ligger bak pressekonferansen, er stort sett borte blant dem som driver med informasjonsformidlingen i dag. Avsenderne ønsker i stedet optimale oppslag, de «selger» inn budskap dit de ønsker, og der de får mest uttelling. De forhandler om oppslag og plassering og velger de mediene de vet gir dem best behandling.
Avsenderne – også fra det offentlige – har sine kontakter og nettverk, på samme måte som journalistene har sine. PR-bransjen og konsulentene er i økende grad til stede med tilbud om «mediestrategier» og «lanseringer», «mediepakker» og «budskap». Denne formidlingsindustrien bruker også pressekonferansen, men først og fremst bruker de andre metoder for å nå mediene og publikum.
Viktig å «holde igjen» ...
Pressekonferansen er med andre ord ikke helt død, og det kan være greit å vite hvordan man skal arrangere en. Man må bestemme seg om man virkelig skal holde «lokk» på den nyheten man skal presentere – og sørge for at alle involverte er med på å holde lokket på plass. Nyheten må også ha en reell nyhetsverdi.
Derfor blir det ofte informasjonsmedarbeiderens oppgave å «holde igjen» når ledelsen har noe å vise eller fortelle, og foreslår pressekonferanse. Kanskje kan saken formidles på en annen og bedre måte? En slik overveiing bør være en del av bedriftens informasjonsstrategi.
Budskapet i fokus
Hvis man blir enige om å kjøre en pressekonferanse, må det gjøres profesjonelt. Siden pressekonferanser ofte er knyttet til kriser eller problemer, må man ha et godt og gjennomtenkt opplegg (stikkord: hva, hvem, hvor og hvordan). Hvor formelle man skal være, avhenger selvsagt av hva pressekonferansen skal dreie seg om. Det er forskjell på politiets pressekonferanser og lansering av en ny bok.
Uansett må en pressekonferanse være styrt og ledet, og det krever et samspill mellom informasjonsmedarbeiderne og ledelsen. Informasjon er et ledelsesansvar. Informasjonsmedarbeideren er der for å gjøre ledelsen god, og for å formidle det budskapet ledelsen ønsker å nå ut med.