De dekker alle de samme grunnleggende programbehovene, men der er også forskjeller som vi må ta hensyn til.
Microsoft Office:
- innarbeidet standard som er godt kjent
- pris frå 2000 til 5000 kroner per maskin avhengig av lisenstype
- kan installeres på server eller på frittstående maskiner
- integrert med Outlook
- stort utvalg av dokumentasjon, lærebøker og kurs er tilgjengelig på norsk
- brukerstøtte fra Microsoft eller forhandler
OpenOffice.org
- ikke fullt så kjent
- gratis
- kan installeres på frittstående maskiner, men har begrenset nettverksstøtte
- kan lese og skrive Microsoft Office-dokumenter
- begrenset dokumentasjon på norsk
- brukerstøtte fra «community»
Google Dokumenter
- ganske godt kjent
- gratis
- ingen installasjon, men krever Internett
- mulighet for tilgang til dokumenter fra alle internettilkoblede maskiner
- mulighet for samskriving og samtidig redigering
- mulighet for å dele dokumenter enkelt med andre
- begrenset funksjonalitet sammenlignet med Microsoft Office og OpenOffice
- kan importere enkle dokumenter fra Microsoft Office og OpenOffice
- lite dokumentasjon på norsk
- begrenset brukerstøtte
Når vi kjenner produktenes egenskaper, kan vi vurdere dem opp mot behovene som virksomheten og brukerne har.
Hvis for eksempel pris er vesentlig, er det fristende å velge OpenOffice eller Google Dokumenter, siden disse er gratis. Men som du så i eksempelet med oppgradering av programvare, kan det være andre kostnader som du må ta hensyn til. Hvis brukeren allerede kan bruke Microsoft Office, kan valg av en annen pakke medføre store kostnader til blant annet opplæring og brukerstøtte.
Hvis det derimot er vesentlig at brukerne enkelt skal kunne dele dokumenter med personer utenfor virksomheten, er antakeligvis Google Dokumenter det beste valget – forutsatt at man ikke trenger de mer avanserte funksjonene som Microsoft Office og OpenOffice har.
Det lønner seg å gå systematisk til verks. Ved å sette opp en oversikt over hvilke krav og ønsker vi har til et produkt, og sammenligne dem med egenskapene til de produktene vi kan velge mellom, blir det lettere å vurdere nytteverdien og kostnadene for hvert enkelt produkt.
Som regel finner vi ikke ett enkelt produkt som både tilfredsstiller alle krav og ønsker, og som samtidig gir de laveste kostnadene. Målet er derfor å finne den beste balansen mellom kostnader og nytteverdi.