Fagstoff

Bestillingsrutiner

Publisert: 21.02.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Matvarekjede Royal Ahold

Det er viktig å ha gode rutiner for bestilling av varer hos leverandørene. Det har å gjøre med servicen overfor kundene, og dermed inntektene. Men det har også å gjøre med hvor mye penger vi binder i varelageret, og faren for å tape penger fordi noen varer kan bli ukurante.


Varelageret

Varelageret må ha så riktig størrelse som mulig. Det må romme de rette varene og i et fornuftig antall. Størrelsen på varelageret varierer mye fra bransje til bransje og med størrelsen på bedriften.

Noen varer bør kunden kunne få samme dag, andre varer kan de godta leveringstid på.

Logistikk

Et moderne ordreprogram er en viktig del av bedriftens logistikk. Programmet holder styr på hvilke varer som er på vei inn, hvor mye som er på lageret, hvor mye som er på vei ut, og hvor mye det er mulig å reservere. Varestrømmen kan illustreres slik:

VarestrømmenVarestrømmen
Opphavsmann: Bjørn Norheim

Innkjøp

Større produksjonsbedrifter har store logistikksystemer og egne innkjøpsavdelinger. I mindre handelsbedrifter er det ofte selgerne selv som gjør de nødvendige innkjøpene, og da kan et godt ordreprogram med innkjøpsmodul være en god investering. Programmet kan fortelle hvordan lagersituasjonen er, slik at en ikke bestiller mer enn nødvendig.

Kontroller og attestasjon

Bestillingene hos leverandørene og pakksedlene knyttet til selve leveransene bør oppbevares i egne permer eller lagres elektronisk. Pakksedlene blir kontrollert og signert når varene ankommer. Den inngående fakturaen kontrolleres i neste omgang mot bestillingen og pakkseddelen.

Bedriften bør ha egen rutine for attestasjon. Det innebærer gjerne at den som har bestilt varen eller tjenesten, godkjenner bilaget sammen med den overordnete ved å signere på den inngående fakturaen.

Nedenfor viser vi en illustrasjon på hele ordregangen:

OrdregangenOrdregangen
Opphavsmann: Bjørn Norheim

Se forklaring av figur her, «Ordregangen».
  1. Tilbudet skrives raskt ved at kundens navn og artiklene hentes i ordreprogrammet.
  2. Endring av status fra tilbud til ordre er et enkelt menyvalg.
  3. Ordrebekreftelsen er et enkelt menyvalg basert på ordren.
  4. Bestilling hos leverandør lages raskt ved at leverandørens navn og artikler hentes i ordreprogrammet.
  5. Produksjon av pakkseddel er et enkelt menyvalg basert på ordren.
  6. Produksjon av fakturaen er et enkelt menyvalg basert på ordren.
  7. Regnskapsføringen av inngående faktura, elektronisk fra leverandøren, er et enkelt menyvalg, og dataene blir overført til regnskapet.
  8. Oppdatering og økning av varelageret er et enkelt menyvalg basert på data fra bestillingen.
  9. Regnskapsføringen av utgående faktura er et enkelt menyvalg ved at dataene fra ordren blir overført til regnskapet.
(Skjul)