Fagstoff

Økonomiske rutiner

Publisert: 21.02.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Bilde av penger

En stor del av de daglige rutinene i en bedrift er knyttet til økonomi. Alle bilag som berører kundene og leverandørene, inngår som en del av disse rutinene. Det samme gjør alt innenfor lønn, skatt og avgifter til det offentlige.

 

Bruk av regnskapskontor

Hvis en bedrift velger å sette deler av regnskapsarbeidet bort til et regnskapskontor, blir de interne økonomiske rutinene mindre omfattende. Mange setter bort føring av regnskapet, og noen velger også å la regnskapskontoret gjøre lønnsarbeidet og fakturaarbeidet. I så fall blir behovet for økonomiske rutiner i bedriften nokså begrenset.

Arbeidet går da i stor grad ut på å sørge for at regnskapskontoret får all den dokumentasjonen de trenger for å gjøre arbeidet. Det vil si alle regnskapsbilag, alle lister knyttet til de ansatte og lønningene deres og alle kundeordrer som trengs til faktureringen.

Det kan være mange grunner til å la et regnskapskontor ta ansvaret for regnskapsføringen og lønnsarbeidet. Det gjelder særlig i den første tida for en nyetablert bedrift. Bedriften kan da fullt ut konsentrere seg om å skape inntekter.

Faktureringen er det mest praktisk å gjøre selv, ettersom det er viktig å få fakturaene ut fortest mulig og dermed oppnå raskere innbetaling.

Utsending av faktura og kreditnota

Bedriften trenger et dataprogram som kan håndtere kundeordrer og sørge for at fakturaen blir sendt. 

Den som håndterer kundekontakten, bør registrere ordren selv og følge den gjennom hele prosessen. Ordren kan følges helt til varen er levert og fakturaen sendt.

I en moderne salgsorganisasjon bør ordren registreres med en gang. Dette har stor betydning for hvor profesjonelt bedriften håndterer ordremassen, og for hvilken service den er i stand til å yte kundene. Ordrekontoret får bedre oversikt over alle ordrene, bedre styring på lageret og kan sende sine leverandørbestillinger til rett tid. Kundene blir orientert i form av elektroniske ordrebekreftelser, og de får gjerne oppdatert informasjon om ordren på mail. 

Eksempel

Vi har sendt en faktura på ti kontorlamper. Kunden har returnert to av dem på grunn av skade. Vi sender da en kreditnota på to stykker, og kunden betaler for åtte lamper.

Kundene blir registrert med kundenummer i fakturaprogrammet. Når innbetalingen finner sted, er den påført kundenummer og fakturanummer. Det gjør regnskapsføringen lettere. 

Fakturaen bør sendes så raskt som mulig etter at varen er levert eller tjenesten utført. Dersom det for eksempel går tre til fem dager før fakturaen sendes, innebærer det gjerne at pengene kommer tilsvarende seint inn.

Purrerutiner

En sentral rutine er purring på utestående fordringer, det vil si det kundene skylder. Dette tar gjerne bedriften seg av, selv om regnskapet ellers er satt bort. Gode rutiner for purring og inkasso gjør at pengene kommer inn på konto raskere, noe som kan bedre bedriftens betalingsevne.

Kundene skal også her behandles i tråd med bedriftens strategi og god folkeskikk. De fleste kunder oppfatter et godt og bestemt inkassoarbeid som seriøst. Større virksomheter overlater ofte inkassoarbeidet til eksterne bedrifter. 

Lønnsarbeidet

Arbeidet med lønna er en del av den totale personalforvaltningen. Lønnsarbeidet krever spesiell kompetanse på grunn av alle lover og regler som regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og den ansatte.

De som jobber med lønn, bør derfor være rimelig allsidige med god kompetanse innenfor lønnsfaget og lønnsprogrammet, og ha god kjennskap til IT og regnskap. God sosial kompetanse kommer også godt med.

Korrekt lønn til rett tid og til rett person bør være et klart motto for et lønnskontor.

Det skjer stadig endringer i lovverket som gjelder lønn, godtgjøringer, frynsegoder, fravær, sykdom, sykepenger, pensjoner, ansettelser, oppsigelser osv. Dette krever kontinuerlig oppfølging og oppdatering.

Dersom bedriften er med i en arbeidsgiverorganisasjon, eller de ansatte er fagorganisert, innebærer også dette at rutiner skal ivaretas.

En del av det rutinemessige arbeidet er å få skattekort fra de ansatte. Blir ikke skattekort levert, skal forskuddstrekket settes til 50 %. 
 

 

Oppgaver

Aktuelt stoff