Fagstoff

Hva er administrative rutiner?

Publisert: 21.02.2012, Oppdatert: 26.07.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Administrasjon

Kunne du tenke deg å jobbe på et kontor? I så fall ville det vært greit å vite litt om hva som foregår der. Kanskje du blir utplassert på et kontor som ledd i undervisningen? Da vil dette stoffet være til nytte. 

 

Kontoradministrasjon

TelekommunikasjonKontoradministrative rutiner
Fotograf: Corbis
 

Arbeidet på et kontor kan variere etter bransjen og etter størrelsen på bedriften. Men generelt kan bedriften ikke nå sine mål eller få utført arbeidet uten å ha et kontor som tar hånd om de kontoradministrative rutinene.

Disse rutinene kan være nødvendige støttefunksjoner for bedriftens hovedfunksjoner, som for eksempel er produksjon, service eller montering. Vi skal se på de forskjellige kontoradministrative rutinene.

Rutiner

Oppgave

Gi eksempler på dine daglige rutiner.

Rutine er en kjede handlinger som må gjennomføres systematisk, rasjonelt og sikkert. For å sikre oss at dette blir gjort, er det ofte nødvendig å få skrevet ned rutinene. Det kaller vi rutine-beskrivelse. Rutinebeskrivelser gjennomgår punkt for punkt de handlingene som skal utføres i rutinen.

Instruks er en kortfattet, punktvis omtale av arbeidsoppgavene til en bestemt funksjonær, gjerne i forbindelse med flere rutiner. I denne instruksen kan det også være at funksjonæren får visse fullmakter.

Fullmaktene beskriver de rammene som en ansatt eller en avdeling kan arbeide innenfor uten å skaffe seg spesiell tillatelse fra en overordnet.

Alle sentrale rutiner bør beskrives og oppbevares i en egen perm, gjerne omtalt som kvalitetssikringsperm. Et godt alternativ til permer er å lagre det hele elektronisk.

Elektronisk lagring er et godt alternativElektronisk lagring er et godt alternativ
Fotograf: Fred Guerdin
 

Oppgave

Intervju en kontoransatt ved skolen om de rutinene som gjelder. Lag så en liste over dette.

La oss si at du har problemer med å finne ut av en funksjon i et dataprogram. På det tidspunktet du finner ut av det, tror du at du er i stand til å huske rutinen. Men vi glemmer fort. Den skrevne rutinen kan inneholde de nødvendige stegene for å kunne løse en oppgave i et dataprogram.

Erfaringen viser også at vi etter et lengre fravær ofte har behov for å friske opp hukommelsen. Da er det godt å ha en skrevet rutine å støtte seg til. Også i forbindelse med sykdom og nyansettelser er en slik perm nyttig. Det kan ligge store besparelser i å være à jour med viktige rutiner som fakturering, purring, inkasso osv.

Hvor nyttig er det så med formelle rutiner? Det går ikke an å tallfeste dette i kroner og ører, men all erfaring viser at det er en fordel med rutinebeskrivelser når det gjelder arbeidsmiljø, sikkerhet, effektivitet og anerkjennelse.

Arbeidsmiljø

Skikkelige rutiner skaper bedre arbeidsmiljø. De ansatte kjenner sine arbeidsoppgaver, og det blir langt færre konflikter med tanke på hvem som skal gjøre hva, eller hvem som skal ta skylda om noe ikke blir gjort. Gode rutiner skaper et grunnlag for trygghet.

Sikkerhet

Gode rutiner gir sikkerhet. Det er nokså åpenbart når det gjelder rutiner for sikkerhetskopiering av data og rutinene rundt kasse og kontanter. Men sikkerhet er noe mer. Gode rutiner for lagerstyring hindrer systematisk tyveri fra ansatte eller andre som måtte ha tilgang til lokalene. Det å være à jour med regnskapsføringen gir økonomisk oversikt, og nødvendige tiltak kan settes i verk.

Det er nødvendig med en beredskapsplan som sier hvem som skal være til stede på gitte tidspunkter. Ledelsen og de ansatte må kunne være trygge på at lokalene blir åpnet og lukket til rett tid. Det samme gjelder rutiner for vinduer, lys, varme og ikke minst alarm. Bruk og oppbevaring av alarmkoder og passord til datanettverket er svært vitale områder for sikkerheten. Alle bør kjenne et stort ansvar for å sikre arbeidsplassen.

Effektivitet

Gode rutiner er lette å følge, og det betyr at en sparer tid. Det fører til effektivitet.

Anerkjennelse

En bedrift med gode rutiner høster også anerkjennelse, respekt og tillit i omgivelsene. Bankforbindelser, kunder og leverandører merker fort om bedriften har kontroll over det den driver med. I perioder der en støter på vansker, vil omgivelsene da vise større tålmodighet, velvilje og tillit til at problemene blir løst. Det ligger også i kortene at bedriften er åpen og gir tilstrekkelig informasjon om den aktuelle problemsituasjonen.

Også de ansatte har tillit til og er stolte av en arbeidsplass der det hersker ro og orden. Hver time investert i utarbeiding og dokumentasjon av rutiner gir tidobbelt igjen.

Likevel slurves det mye i mange bedrifter fordi en ikke tar seg tid til å utarbeide rutinebeskrivelser. Hva gjør du når du er ansatt og finner at rutinene mangler? Du lager dem selv. Etter hvert som du tråler deg gjennom arbeidsoppgavene, kan du dokumentere hva du har gjort.