Fagstoff

Utskriftsfletting

Publisert: 25.01.2012, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Hånd på tastatur

Utskriftsfletting er en spesiell utskriftsmulighet i tekstbehandling som brukes når du skal sende det samme brevet til mange mottakere.

Du kan bruke utskriftsfletting når du skal sende et standardbrev til mange mottakere og hvert brev skal ha mottakerens navn og adresse.

Til utskriftsfletting trenger du

  • hoveddokument, som er det brevet du skal sende
  • datakilde (adressedokument), som inneholder navn og adresse og eventuelt annen informasjon om dem som skal motta brevet

Begynn med å lage datakilden (adressedokumentet). Du bør lagre den som en tabell med en rad for hver mottaker og en kolonne for hver informasjon om mottakerne. For eksempel slik:

Fornavn Etternavn Adresse Postnummer Poststed
Anders And Storedammen 1313 Dammmen
Kyrre Kylling Vaglegata 10
1402 Vaglen
Gustav Gås Dunveien 42a 5710 Vagge
...        

Har du allerede en adresseliste, kan du selvsagt bruke den. Det er også mulig å bruke adresselister fra andre program som regneark og databaseprogram.

Når datakilden er klar, skriver du selve brevet (hoveddokumentet). Pass på å sette av plass der navnet og adressen til mottakerne skal stå.

Når brevet er ferdig, setter du inn flettekoder der du har satt av plass til navn og adresse på mottaker. I praksis innebærer det at du lager en kobling mellom brevet og adresselista.

Til slutt ber du om å få utført flettingen. Programmet vil da hente en og en adresse fra adresselista di, sette den inn i brevet og skrive ut. Denne prosessen gjentar seg til det er skrevet ut brev til alle mottakerne i lista.

Både Word og OpenOffice har veivisere som tar deg gjennom hele prosessen steg for steg. I Word klikker du på knappen Start utskriftsfletting i menyen Masseutsendelser og velger Veiviser for trinnvis utskriftsfletting. I OpenOffice velger du Veiviser for brevfletting i verktøymenyen.

Veiviser for trinnvis utskriftsfletting i WordVeiviser for trinnvis utskriftsfletting i Word  

Google Dokumenter har ikke mulighet for å flette utskrifter.

Utskriftsfletting er en avansert funksjon, så du må nok regne med å prøve noen ganger før du får det til. Men fletting kan være svært nyttig og spare deg for mye arbeid, særlig hvis du skal sende brev til de samme mottakerne med jevne mellomrom. For eksempel til alle kunder eller ansatte i et firma, eller til alle medlemmene i en forening.