Fagstoff

Vi fører regnskap

Publisert: 10.01.2012, Oppdatert: 02.06.2014
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Abacus

Her skal vi lære å føre regnskap. Vi skal også se litt på sammenhengen mellom budsjett og regnskap, og vi skal lære om resultatregnskap og balanse.

Regnskap og budsjett

Viske bort
Fotograf: Corbis
 

Som tidligere nevnt er det fornuftig å lage et budsjett for dine egne inntekter og kostnader. Et slikt budsjett kan gjelde for neste måned eller for en lengre periode. Det er også fornuftig å følge med på hvordan det går underveis, og gjøre opp status når perioden er over.

Du lager altså en plan for din egen økonomi. Hvis du også noterer hvordan det virkelig gikk i perioden, har du et regnskap. Da er det lett å sammenlikne budsjettet med regnskapet. Differansen kaller vi avvik.

Med en slik sammenlikning forstår du lettere hvorfor økonomien din ble som den ble, hva som gikk bedre, og hva som gikk dårligere enn planlagt.

Ser du forskjellen mellom budsjett og regnskap? Et budsjett er et forsøk på å beskrive framtida, mens et regnskap beskriver fortida. 

  Budsjett Regnskap Avvik
Inntekter      
Månedslønn 1 000 1 100 +100
Lommepenger 500 500 0
Sum inntekter 1 500 1 600 +100
       
Kostnader      
Mobil 300 350 –50
Mat i kantina 100 150 –50
Klær 250 200 +50
Kafé, kino 100 200 –100
Busskort 100 100 0
Diverse 150 200 –50
Sum kostnader 1 000 1 200 –200
Til overs 500 400 –100


Hvorfor fører vi regnskap?

Røde roser
Fotograf: Bjørn Rørslett
 

Hensikten med å drive en bedrift er å skape verdier. Da er det først og fremst viktig å selge produkter. Salget blir registrert som inntekter.

Men det er ikke mulig å skape inntekter uten også å få kostnader. Når for eksempel en blomsterbutikk selger en bukett til 250 kr, har de kanskje brukt 100 kr på blomster som de har kjøpt inn. De har altså hatt en inntekt på 250 kr, men også en kostnad på 100 kr. De har dermed tjent 150 kr på dette salget.

En blomsterbutikk har også andre kostnader: lønn til de ansatte, husleie, forsikring, telefon osv. Alt dette føres eller registreres i resultatregnskapet.

Resultatregnskap

Når en måned er over, ønsker butikken å sette opp en oversikt over alle inntekter og alle kostnader i perioden. Er inntektene større enn kostnadene, får de et overskudd. I motsatt fall har de et underskudd. Dette resultatet viser hvor dyktige de har vært, eller hvilke verdier de har skapt i perioden.

Dette blir gjort hver måned. Når året er omme, har de en samlet oversikt og et resultat over hvordan det har gått hver måned og hele året. Det kaller vi årsresultat, som kan vise et overskudd eller et underskudd. 

Resultatregnskap
Kostnader Inntekter
Varekost 200 000 Salg 400 000
Andre kostnader 150 000    
Overskudd 50 000    


Ser du likheten mellom resultatregnskapet og budsjettet og regnskapet du laget? 

Balanse

bilstereo
Fotograf: Thorfinn Bekkelund
 

I tillegg til å lage en oversikt over inntekter og kostnader må vi også lage en oversikt over situasjonen fra vi startet og fram til og med siste periode.

Vi kan ta utgangspunkt i et lån som du fikk av foreldrene dine for å kjøpe et musikkanlegg. Det kan vi sette opp slik: 

Eiendel Lån
Musikkanlegg 15 000 Mor og far 15 000
Sum 15 000 Sum 15 000


Dette er en enkel balanse.

Dersom det var slik at du selv hadde spart 5000 kr og deretter lånt 10 000 kr, ville balansen sett slik ut:

Eiendel Egenkapital og lån
Musikkanlegg 15 000 Egenkapital 5 000
    Mor og far 10 000
Sum

15 000

Sum 15 000


Som du ser, setter vi opp hvor pengene kommer fra, finansieringen, på høyre side. Hva pengene er brukt til, står på venstre side.

Hvis du hadde betalt tilbake 3000 kr på lånet, kunne vi satt opp balansen slik: 

Eiendel Egenkapital og gjeld
Musikkanlegg 15 000 Egenkapital 8 000
    Gjeld 7 000
Sum 15 000 Sum 15 000


Egenkapitalen, din egen del av finansieringen, har økt, og lånet er blitt redusert. Vi har nå valgt å kalle lånet gjeld.

For blomsterbutikken kunne balansen sett slik ut:

Balanse 
Eiendeler Egenkapital og gjeld
Inventar 150 000 Egenkapital 100 000
Varebil 250 000
 
Varelager 125 000 Gjeld 500 000
Bank 75 000    
Sum 600 000 Sum 600 000


Balansen viser altså hvordan det samlet står til i bedriften på et tidspunkt. Tidspunktet kan være ved oppstart, en åpningsbalanse, som for blomsterbutikken. Men balansen kan også settes opp etter at en periode er avsluttet. Da vises den samlede økonomiske stillingen eller situasjonen så langt.

Balansen er altså en oversikt over hvordan det har gått fra bedriften startet og til og med siste periode. Her ser vi verdien av eiendeler, gjeld og egenkapital som bedriften samlet har.

Egenkapitalen viser hvor mye eierne «eier» av firmaet. Har de gått med overskudd siste året, har egenkapitalen økt. Vi avslutter resultatregnskapet og overfører årsresultatet til egenkapitalen, slik vi har illustrert her: 

Resultatregnskap 
Kostnader Inntekter
Varekost 200 000 Salg 400 000
Andre kostnader 150 000
 
Overskudd 50 000

Kontroll 400 000   400 000

 

Balanse 
Eiendeler Egenkapital og gjeld
Inventar 150 000 Egenkapital
Overskudd
100 000
50 000
Varebil 250 000
 
Varelager 140 000 Gjeld 500 000
Bank 110 000    
Sum 650 000 Sum 650 000

 

Gammel vekt
Fotograf: Jens Sølvberg
 

Nå ser du at egenkapitalen har økt til 150 000 kr. Etter en periode vil også noen av de andre postene i balansen ha endret seg. I resultatregnskapet fanger vi altså opp hvordan det har gått i perioden, mens balansen viser hvordan det samlet står til med bedriften. 

Åpningsbalanse

Ettersom vi har overført resultatet til egenkapitalen per                31. desember, starter vi med «blanke ark» i resultatregnskapet i januar. Så begynner vi å føre nye inntekter og nye kostnader. Men vi drar med oss balansen inn i det nye året, den viser jo den økonomiske stillingen for bedriftens samlede historie.

Denne oversikten kaller vi åpningsbalanse, altså den økonomiske stillingen per 1. januar i det nye året.

Bilag

Permer
Fotograf: NKI Forlaget
 

Typiske bilag

  • Utgående faktura (til en kunde)
  • Inngående faktura (fra en leverandør)
  • Bankkvittering (innbetaling fra en kunde)
  • Bankkvittering (utbetaling til en leverandør)
  • Kontantkvittering (kostnad betalt kontant)
  • Kassakvittering (kontant salg)
  • Diverse bilag (lønn og andre utbetalinger)

Lenker

Alle disse hendingene må dokumenteres på papir, med bilag. Hvis du betaler noe du skylder en annen, vil du gjerne ha en kvittering på at du har betalt. Det er et bilag. Andre eksempler kan være faktura fra en leverandør, innbetaling fra en kunde, utbetaling til en leverandør, et kontant salg eller en kostnad vi har betalt kontant.

Alle slike bilag får et nummer. Det første bilaget i januar blir gjerne nummer 1, dernest blir bilagene ført og arkivert i stigende rekkefølge i permer utover hele året.

Etter nyttår avslutter vi regnskapet for siste år og sørger for at alt som har med året å gjøre, er kommet med. Det vil si alt som har påvirket resultatregnskapet og balansen til og med 31. desember. Dette kaller vi årsavslutning. 

Oversikt over regnskapets tre faser

  1. Åpningsbalanse
  2. Regnskapsførsel (gjennom hele året)
  3. Årsavslutning (endelig oppsett av resultat og balanse)

I mindre målestokk kan dette også gjøres for hver måned, slik at vi er rimelig sikre på at resultat for denne måneden er korrekt. Forskjellen på en månedsavslutning og en årsavslutning er blant annet at vi ikke trenger å sette opp balanse for hver måned.

Mamut og Visma (Avendo) er eksempler på enkle regnskapsprogrammer.



Relatert innhold

Aktuelt stoff