Fagstoff

Elektronisk journal

Publisert: 29.06.2016, Oppdatert: 07.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

 

Forstørrelsesglass på arkivskap. Foto.  En journal er en løpende oversikt over inngående og utgående dokumenter. Offentlige virksomheter har plikt til å føre journal. For en lærling i kontor- og administrasjonsfaget i en kommune, på et Nav-kontor eller på en høyskole er ofte elektronisk journal en viktig del av det daglige ansvaret.

Hensikten med å føre journal

De aller fleste større virksomheter benytter elektroniske journaler. Journaler hjelper oss med å oppfylle kravene til offentlighet i stat og kommune. Hovedregelen er at alt som skjer i en sak, skal være skriftlig og åpent for alle. Slik åpenhet skal sikre at alle behandles lovlig, likt og rettferdig. På samme tid hjelper gode journaler oss til å finne igjen dokumentene i en sak.

Noark-standarden

Noark-standarden (Norsk arkivstandard) er fra 1984 og gir retningslinjer for hvordan journaler skal føres elektronisk. Fram til da hadde journaler blitt ført manuelt. I løpet av få år gikk nesten alle offentlige og private virksomheter over til elektronisk journalføring. Noark-standarden er blitt endret i takt med den elektroniske og teknologiske utviklingen.

Med Noark-standarden får den enkelte sak et kronologisk løpenummer. Etter hvert som det produseres dokumenter i en sak, får de fortløpende dokumentnummer.

Kobler journal, arkiv og saksbehandling

I et elektronisk arkiv inneholder journalsystemet også de arkiverte dokumentene. Ofte er det samme systemet koblet sammen med saksbehandlingssystemet. Slik vil du ha alle dokumenter tilgjengelig mens du arbeider med nye dokumenter i en sak.