Fagstoff

Journalføring og arkiv

Publisert: 29.06.2016, Oppdatert: 07.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Permer. Foto.  

Både de brevene vi mottar, og de brevene vi sender, må registreres og arkiveres. Slik kan vi finne igjen aktuell dokumentasjon til en sak i framtiden.

 

Journal

Hvert brev registreres med et unikt journalnummer. Postjournaler inneholder en oversikt over strømmen av informasjon inn og ut av bedriften. Når det foreligger ny informasjon i en sak, knyttes den til samme journalnummer. Det kan også legges informasjon om sak og person i en journal.

Dokumenter kan identifiseres og knyttes til journalnummer på ulike måter. Det vanligste er å bruke et av disse numrene:

  • personnummer
  • saksnummer
  • kundenummer
  • prosjektnummer

Arkiv

Når vi lagrer dokumenter, er det lett å tenke seg at mengden med informasjon blir stadig større. Om vi lagrer dokumentene fysisk, krever det et system der vi kan finne fram til det aktuelle dokumentet vi søker. De fleste lagrer dokumentene digitalt ved å skanne alle trykte dokumenter og sette dem i system sammen med de elektroniske dokumentene.

Orden i papirene

Uansett bransje og arbeidsoppgaver vil vi få bruk for informasjon og dokumentasjon fra bedriftens arkiv. Her er noen eksempler:

  • Yrkessjåføren skal møte til EU-kontroll med kranbilen og trenger dokumentasjon på siste godkjenning av kranen.
  • Logistikkarbeideren skal pakke en sending med farlig gods og trenger produktark for brennbare væsker.
  • Sekretæren på advokatkontoret skal forberede en sak for retten og må sørge for at alle dokumentene i saken er klargjort.
  • Salgsmedarbeideren hos G-Sport skal forberede et tilbud til den lokale fotballklubben og trenger en kopi av den gamle avtalen.
  • Dokumentasjonssenteret hos Statoil blir involvert i oppfølgingen av en nestenulykke ute på en plattform. Det er nedsatt en granskingsgruppe, og lærlingen i kontor- og administrasjonsfaget må finne all relevant dokumentasjon fra to av underleverandørene.
  • Med en digital postkasse kan du få post fra det offentlige sikkert levert og tilgjengelig på PC, nettbrett og smarttelefon.