Fagstoff

Skriftlig kommunikasjon

Publisert: 29.06.2016, Oppdatert: 07.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Brav. Foto.   For de aller fleste bedrifter er brev den viktigste formen for skriftlig kommunikasjon. Brev kan skrives ut, signeres og sendes. Ofte sendes også brev som vedlegg til e-post, eller som en del av selve e-posten. 

Brevstandard

En lærling i kontor- og administrasjonsfaget kan få ansvar for å skrive ferdig brev etter kladd eller diktat (vanligvis lydopptak) fra kollegene. For de fleste er det likevel mest aktuelt å ha rollen som kvalitetskontrollør av oppsett, språk og journalføring. Et formelt brev skal settes opp slik:

  • Navnet på avsenderen plasseres øverst i venstre hjørne. Hvis du sender brev fra en bedrift, setter du bedriftens navn over ditt eget navn. Ta gjerne med telefonnummer og e-postadresse i tillegg til fullt navn og adresse.

  • Navnet på mottakeren plasseres under avsenderen. Hvis du sender brev til en spesiell avdeling eller person i en bedrift, plasserer du navnet på avdelingen eller personen under navnet på bedriften. Datoen skal stå til høyre i siste linje i mottakerfeltet.

  • Overskriften bør være kort og fortelle om innholdet i brevet, for eksempel «Søknad på stilling» eller «Klage på vedtak». Bruk helst uthevet skrift, og unngå punktum eller andre skilletegn.

  • Teksten i brevet er vanligvis tredelt. De tre delene kan skilles fra hverandre med en blank linje. Innledningen skal kort vise til hva brevet gjelder. Hoveddelen går grundigere inn i temaet og har for eksempel med bakgrunn, fakta, drøfting, konklusjon, påstand, krav eller spørsmål. Avslutningen kan kort oppsummere hoveddelen og si noe om forventet saksbehandling eller oppfølging. Avslutt brevet med «Med vennlig hilsen» og fullt navn. Over navnet signerer du for hånd.

  • Vedlegg er ulike dokumenter som følger med brevet. Skriv antall vedlegg nederst på arket, etter underskriften, for eksempel «3 vedlegg».

Her har du et eksempel på formelt brev.  

Du kan finne mer detaljert informasjon om innholdet i et formelt brev på NDLAs norsksider for yrkesfagene: Regler for oppsett av formelle brev   

Kontorjobb. Foto.   Digital postkasse

Årlig sendes det 125 millioner brev fra kommuner, fylke og stat. Fra 2013 har staten arbeidet med å overføre flest mulig av disse brevene til en digital postkasse. De fleste av dem er strengt personlige og må derfor sikres. Altinn og ID-porten brukes både til å holde oversikt over brukerne og til å sikre personlig innlogging. En digital postkasse gjør det mulig å motta og oppbevare viktig post fra det offentlige digitalt.

Mange private bedrifter bruker også digitale plattformer når de kommuniserer skriftlig med kundene sine. En lærling i kontor- og administrasjonsfaget hos Nordea Bank vil for eksempel kommunisere med mange av kundene via bankens nettbank.