Fagstoff

Fra brev til e-post

Publisert: 29.06.2016, Oppdatert: 07.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut

Kontorarbeid. Foto.

Administrative rutiner dreide seg tidligere stort sett om skriftlig kommunikasjon og dokumentasjon, det vil si å ta imot brev, videresende dem til riktig person eller avdeling og så arkivere kopien. Ofte ble det også sendt brev tilbake, og kopi av disse ble lagt i samme arkiv.

Fra brev til e-post

Ved overgangen til kommunikasjon via e-post og Internett ble det nødvendig å etablere like tydelige og sikre rutiner som ved skriftlig kommunikasjon. Etter hvert som virksomhetene fikk et godt grep om dette, ble de mer opptatt av servicedelen av de administrative rutinene.

Bedriftens ansikt og stemme utad

I dag har stadig flere kunder bare ett kontaktpunkt med bedriften. Om denne kontakten tas vare på av en ansatt som tidligere har arbeidet mest med administrative oppgaver, er det viktig at han eller hun også behersker kundebehandling, salg og markedsføring. En ansatt som tradisjonelt har jobbet som selger, må ta et større ansvar for administrative oppgaver. Et par eksempler viser hva vi snakker om:

Kundebehandleren

En kundebehandler hos Skeidar eller hos Lefdal må registrere salget, bestille varen, skrive ut og signere kontrakten og informere om garantiordninger og kredittbetingelser. For noen år siden ville mange av disse oppgavene blitt utført av andre.

Nav-veilederen

En veileder i mottaket hos Nav må raskt sette seg inn i brukerens sak og behov. Brukerens livssituasjon kan i noen tilfeller være vanskelig. Samtidig møter han eller hun strenge, formelle krav til skriftlighet og dokumentasjon. Veilederen kan da være nøkkelen til en god opplevelse og en god saksbehandling med nødvendig dokumentasjon og informasjon.