Fagstoff

Event management

Publisert: 07.10.2013, Oppdatert: 05.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Resepsjon

På mange hoteller, særlig de litt mindre, får resepsjonen ansvar for å koordinere tiltak i forbindelse med større arrangementer.

Konferansedeltakere på tur med minibuss. Som resepsjonist har du en stor kontaktflate og kan raskt arrangere utflukt og transporKonferansedeltakere på tur med minibuss. Som resepsjonist har du en stor kontaktflate og kan raskt arrangere utflukt og transport for en gruppe gjester.  

Koordinere – samordne, få til å virke sammen

 

I resepsjonen kan gjestene for eksempel bestille vekking, frokost på rommet e.l.I resepsjonen kan gjestene for eksempel bestille vekking, frokost på rommet eller lignende.

Opplevelser og servicetilbud

De aller fleste hotell lager ulike pakker av opplevelser og servicetilbud til alt fra enkeltgjester til store konferanser.

Mange av de større hotellene har egne stillinger eller avdelinger som håndterer koordineringen av slike oppgaver, det vi kaller «event management».

På mindre hoteller er det ofte resepsjonen som får ansvar for å koordinere arbeidet innad på hotellet og utad mot eksterne leverandører og samarbeidspartnere.

Kompetansemålet «koordinere interne og eksterne aktørar rundt opphaldet til gjesten» viser at en resepsjonist skal kunne beherske denne rollen.

Interne aktører

Med interne aktører menes de ulike ansatte på eget hotell og deres ansvarsoppgaver. Spesielt viktig er koordineringen mellom kjøkken, konferanseavdeling og husøkonom. De fleste arrangement opplever at tidsplaner må forskyves, antall gjester endres og spesielle behov blir klarlagt på et seinere tidspunkt enn vi skulle ønske oss.

Eksterne aktører

Eksterne aktører leverer store og små bidrag til et destinasjonsprogram. Om du er resepsjonist på et lite hotell, kan du ha en svært stor lokal kontaktflate mot slike aktører.

Leverandører av kortreist mat kan trenge tette oppdateringer for å kunne levere riktig volum til riktig tid.

Leverandører av opplevelser trenger på samme måte å tilpasse og oppdatere sine bidrag.

Lokale turistguider trenger kanskje informasjon om ønsket språk, fysiske handikap og kulturelle særtrekk.