Brevflettingsfunksjonen i tekstbehandlingsprogrammer er et eksempel på en funksjon som både automatiserer, effektiviserer og forenkler en oppgave som tidligere kunne ta svært lang tid. Men en oppgave blir ikke alltid enklere eller raskere ved å bruke et dataprogram.
Eksempel: arkivsystem
Se for deg en virksomhet som har et arkivskap hvor alle kontrakter er arkivert alfabetisk. Dette synes vi er tungvint og gammeldags, så vi bestemmer oss for å begynne å skanne alle kontraktene og lagre dem i et dokumentsystem isteden. Ved å bruke programvare for karaktergjenkjenning blir innholdet i dokumentene søkbare, og de kan enkelt hentes fram på skjermen.
Vi installerer systemet og begynner å skanne inn og registrere alle kontraktene som ligger i arkivskapet. Denne jobben tar flere uker. Men når alt endelig er på plass, oppdager vi at virksomheten allikevel må ta vare på papirkopier av alle kontrakter av hensyn til signaturene. Videre er det ikke noe stort behov for å kunne søke på teksten i de enkelte kontraktene, og de som har behov for å se hva som står i en kontrakt, foretrekker å finne fram originalen fra arkivskapet.
Resultatet er at vi har laget et system som verken forenkler arbeidet eller gir noen effektivitetsgevinst. Tvert imot tar arkivering nå lengre tid fordi alle nye kontrakter også skal skannes og legges inn i dokumentsystemet i tillegg til å arkiveres i arkivskapet. Vi har også hatt kostnader til programvare og utstyr, til å skanne alle de gamle kontraktene, og antakelig til brukeropplæring. Det å ta i bruk kontorstøttesystemer er altså i seg selv ikke noen garanti for at arbeidet blir mer effektivt.
Eksempel: delt kalenderfunksjon
En del kontorstøttesystemer fungerer bare når alle i virksomheten tar det i bruk. Et eksempel er en delt kalenderfunksjon som gir mulighet til å registrere når man er opptatt, har ferie eller er på reise, slik at alle i virksomheten enkelt kan sjekke når andre er tilgjengelige. Et slikt system kan være svært effektiviserende for planlegging av møter og lignende. Men hvis ikke alle tar det i bruk og oppdaterer kalenderen sin regelmessig, kan ikke andre stole på den informasjonen som er lagt inn, og systemet blir mer til bry enn til hjelp.
For å sikre at vi oppnår den gevinsten vi ønsker ved å innføre et kontorstøttesystem, må vi først undersøke om det er mulig å løse oppgaven ved hjelp av et kontorstøttesystem, og om systemet faktisk vil gjøre arbeidet enklere eller mer effektivt.
Deretter må vi finne ut hva det vil kreve av endringer i arbeidsrutiner for at systemet skal fungere som planlagt.
I eksemplet med arkivsystemet var det ikke mulig å løse oppgaven med et kontorstøttesystem fordi papirkopiene av kontraktene uansett måtte arkiveres manuelt. I eksemplet med delt kalenderfunksjon er det manglende rutiner som skaper problemer.
Vi oppnår vanligvis den største effektiviseringen for oppgaver som gjøres regelmessig eller skal gjøres mange ganger. For eksempel kan bruk av regneark være svært effektiviserende ved arbeid med budsjetter, hvor tallene ofte skal endres mange ganger før man er ferdig. Men for en utregning som bare skal gjøres én gang, kan det være like effektivt å bruke en kalkulator og papir og penn.
En oppgave blir ikke alltid enklere eller raskere ved å bruke et dataprogram.