Det er fem faktorer som er kritiske for at vi skal lykkes med et IKT-prosjekt:
Brukerne må involveres
Brukerne må inkluderes i prosjektplanleggingen helt fra starten av. Det viser seg også at det i mange tilfeller er positivt å ha en bruker – og ikke en IKT-medarbeider – som prosjektleder.
Prosjektdeltakerne må frigjøres fra andre oppgaver
Å arbeide på et prosjekt er ikke en deltidsjobb, og både IKT-medarbeidere og brukere har allerede andre oppgaver som fyller arbeidsdagen. Når et prosjekt starter, må deltakerne få frigjort den nødvendige tida som kreves for å jobbe med prosjektet.
Tilgang til riktig kompetanse
Mange IKT-prosjekter forutsetter spesialkunnskaper. Å forsøke å lære det man trenger, underveis, er en svært dårlig løsning. Når man har identifisert hvilke kunnskaper prosjektet krever, må man enten lære opp medarbeiderne før prosjektet settes i gang, eller leie inn nødvendig ekspertise.
Kunnskap om prosjektstyring
Å lede et IKT-prosjekt er en svært krevende oppgave, og prosjektet må styres av noen som har kunnskap og erfaring fra prosjektledelse. Ofte blir prosjektleder for et IKT-prosjekt valgt på bakgrunn av teknisk IKT-kompetanse, men dette er ikke noe godt kriterium. Selv om deltakerne i et IKT-prosjekt selvsagt må ha den nødvendige IKT-kompetansen, er ikke dette noe krav for å lede prosjektet. De viktigste egenskapene en prosjektleder må ha, er prosjekterfaring og gode kunnskaper om selve virksomheten.
Bruke en fastlagt prosjektmodell
Prosjektet bør organiseres etter en fastlagt prosjektmodell som alle deltakerne kjenner. Dette betyr at prosjektdeltakerne må få opplæring i den aktuelle prosjektmodellen før prosjektet startes.
Prosjektveiviseren
I 2009 lanserte Direktoratet for forvaltning og IKT en egen nettside kalt Prosjektveiviseren med en felles prosjektmodell for offentlig sektor. Hensikten er å samle gode erfaringer i en offentlig felles prosjektmodell som skal bidra til at flere offentlige IKT-prosjekter blir vellykket.
Artikler
Nøkkelen til vellykkede IKT-prosjekter ligger i god planlegging og grundig oppfølging.