Fagstoff

Elektronisk post og arkivsystemer

Publisert: 28.01.2013, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
iPad

I mange år har det vært en målsetting med det «grønne» eller «papirløse» kontoret, men denne utviklingen har gått svært tregt eller nærmest i motsatt retning – papirmengden på kontoret har bare blitt større og større. De aller siste årene har imidlertid utviklingen skutt fart – men så er da også miljøhensyn blitt livsnødvendig for oss alle.

Tidligere kom ofte posten med postbudet og ble lagt i posthyllen til den ansatte.Tidligere kom ofte posten med postbudet og ble lagt i posthyllen til den ansatte.
Fotograf: Morten Holm
 

I dag kommer mesteparten av posten digitalt, og det er nødvendig med regler for å finne posten igjenI dag kommer mesteparten av posten digitalt, og det er nødvendig med regler for hvordan man skal arkivere, og koder slik at man finner posten igjen.
Fotograf: Corbis
  

 

Det papirløse kontor; like sannsynlig som papirløst WC? 


Riktig bruk av IKT og elektronisk arkiv kan bidra til at vi bruker mindre trevirke til å framstille papir – noe som i sin ytterste konsekvens kan være med på å «redde regnskogen».

Elektronisk post

På samme måte som det må være konkrete rutiner for hvordan man mottar brev sendt i posten, bør det også være konkrete rutiner for hvordan man mottar elektronisk post.

Større bedrifter har ofte en felles e-postadresse for firmaposten, som for eksempel post@bedriften.no. Denne e-postkontoen blir overvåkt, posten blir registrert, får en arkivkode og blir distribuert videre til den eller de riktige personene.

Blir posten derimot sendt direkte til en medarbeider, blir det straks noe mer komplisert. Men det er mulig å bygge opp rutiner for hvordan man koder og arkiverer slik post også.

Det burde være unødvendig å ta en papirutskrift av en e-post for et parallelt manuelt arkiv. Derimot burde man heller skanne all brevpost og lagre den elektronisk. På den måten vil det bare finnes ett arkiv – det elektroniske. Dette er krevende å gjennomføre, men i noen store bedrifter, som for eksempel Telenor, forsøker man å gjøre det.

For at det skal være mulig å bare bruke elektroniske dokumenter, må man også benytte seg av elektronisk signatur – i den grad det er mulig.

Oppbygningen av et slikt arkiv kan minne om en utforsker slik du kjenner den fra Windows, og som du sikkert har brukt til å lagre og arkivere dokumenter du selv bruker på skolen.

 

Oppgave

Søk opp noen større bedrifter på nettet og finn ut hvilken e-postadresse de har for felles post.

 

Les om kontoradministrative rutiner – postbehandling og arkivering her. 

Les mer om datalagring her.