Fagstoff

Kontroll av kjøpsavtale

Publisert: 11.02.2013, Oppdatert: 04.03.2017
  • Innbygg
  • Enkel visning
  • Lytt til tekst
  • Skriv ut
Lagerterminal

Her lærer du hvor viktig det er med kontroll av kjøpsavtalen ved mottak av varer. Kontrollen skal sikre at vi ikke betaler for varer vi har bestilt, men ikke fått.

Når nye varer ankommer et varemottak, skal de som tar imot varene, foreta en kontroll:

Avtale

Kontroll av

Kjøpsavtalen mellom selger og kjøper

at alle ordrer er levert komplette og feilfrie

Transportavtalen mellom avsender, fraktfører og mottaker

at ingen sendinger har transportskade

Tabell: Kontroller i et varemottak.

Kontroll av kjøpsavtale

Når vi kontrollerer en ordre i et varemottak, kontrollerer vi at kjøpsavtalen mellom selger og kjøper er innfridd.

Sammen med varene er det normalt en pakkseddel som viser alle artiklene for hver ordre vi mottar. Vi kan bruke pakkseddelen som grunnlag for kontroll. I så fall krysser vi pakkseddelen mot alle varene som kommer i en sending, kolli for kolli. Når vi senere får fakturaen, krysser vi på nytt pakkseddelen mot fakturaen.

Sjekk alltid at antallet stemmer med pakkseddelenSjekk alltid at antallet stemmer med pakkseddelen.
Fotograf: Gunnar Ottesen

Denne måten å kontrollere kjøpsavtalen på innebærer to kontroller – først kryssing av pakkseddel mot mottatte varer, deretter kryssing av pakkseddel mot faktura. Om vi har fakturaen fra leverandøren tilgjengelig, kan vi komme unna med én kontroll ved å kontrollere varene i en sending direkte mot fakturaen. Da krysser vi av direkte i fakturaen, kolli for kolli.

En enda mer arbeidsbesparende måte å utføre kontrollen på er å skanne varenumrene fra ulike sendinger elektronisk mot kjøpsavtalene. En del bransjer har tatt i bruk slike løsninger, andre er i ferd med å innføre dem.